Saber calcular las horas extras correctamente es necesario para llevar un manejo justo de los tiempos de trabajo en cualquier empresa. Este cálculo debe incluir el cumplimiento de normativas laborales para que el empleado sea recompensado de forma adecuada.
Si estás a cargo de la gestión de empresas, implementar sistemas claros para registrar y pagar las horas extraordinarias ayuda a evitar conflictos con los trabajadores. Asimismo, muchas ideas de negocios se centran en herramientas tecnológicas que simplifican este proceso para las áreas de recursos humanos.
A lo largo de este artículo hablaremos sobre qué son, qué tipos existen, cómo calcularlas, qué errores suelen ocurrir en sus cálculos, y mucho más. Tendrás una guía completa para gestionar correctamente estos procesos.
¿Qué son las horas extras?
Antes de hablar de calcular las horas extras, debemos explicar el concepto. Se trata del tiempo en que una persona trabaja de más, siendo un tiempo extra en su jornada normal u ordinaria.
Por ejemplo, en el caso de España, la legislación establece un máximo de 40 horas semanales dentro de la jornada laboral, y de esas suele haber 8 horas diarias sin fines de semana. Si un trabajador trabaja un tiempo adicional a eso, contarían como extras.
¿Qué tipos de horas extras existen?
Al momento de calcular las horas extras, debes saber que existen tres tipos y dependerán del momento en que se realicen.
Horas extras festivas
Son aquellas que hace un trabajador cuando está en su puesto de trabajo en días festivos. Esto suele ser un pago adicional a su salario.
Horas extras normales
Son las que trabaja alguien dentro de su jornada normal. Por ejemplo, sin días festivos, pero excediéndose del mínimo establecido.
Horas extras nocturnas
Por último, tenemos las horas nocturnas. Estas se cuentan a partir de las 22:00 horas, hasta las 6:00 horas.
¿Cómo calcular las horas extras paso a paso?
Una empresa que remunere sus horas extras debe hacer lo siguiente:
- Saber cuál es el valor de la hora ordinaria: Se debe saber qué cuesta una hora normal de trabajo. Esto se hace dividiendo el salario normal entre el número de horas que se trabajan en el mes.
- Determinar las horas que se hicieron: Debe existir un registro de las horas de un trabajador y que éstas hayan sido aprobadas por el empleador.
- Hacer el cálculo del incremento por hora extra: Se agrega el valor extra a la hora ordinaria. Supongamos que la hora tiene un valor incrementado de 150% con respecto a la hora normal, entonces tendrías que multiplicar el monto por 1,5.
- Determinar el valor total de las horas extras: Se multiplica el valor de cada hora extra por el total de las mismas. Aquí sabrás qué cantidad pagar a cada empleado que las trabajó.
Errores más comunes al calcular las horas extras
Aunque no son fórmulas muy completas, al momento de calcular las horas extras suelen ocurrir varios errores por parte de los empleadores. Te explicaremos los más frecuentes o comunes.
- Sistema deficiente: Suelen utilizar registros manuales con espacio a errores, además, incrementa el tiempo para controlar las horas trabajadas.
- Mal cálculo de porcentajes: Es común que hagan un cálculo incorrecto del porcentaje que se le suma a la hora ordinaria.
- Falta de seguimiento: No se lleva el registro exacto de las horas trabajadas extras y suele haber inconvenientes con los empleados.
- Mal manejo de las políticas internas: Problemas para autorizar las horas que se trabajan extras, no pagarlas a tiempo, no explicar cómo se solicitan o de plano no querer pagarlas.
- No integrar el sistema de horas trabajadas extras con la nómina: Esto trae muchos errores, como no pagar las horas a tiempo, no poder hacer seguimiento y más complicaciones.
¿Qué métodos utilizar para calcular las horas extras?
Para calcularlas se pueden utilizar varios métodos, pero en especial hay tres que cada empresa conoce. A continuación, te los explicamos.
Métodos manuales
Es de las formas más tradicionales para calcular horas extras. Esto significa que pueden hacerla por escrito en un documento físico. Allí se plasman los días que han realizado las horas, creando un registro de entradas y salidas de cada empleado.
Software especializados
Otro método son los software especializados, los cuales son bastante precisos y gestionan muy bien las horas trabajadas. Son programas con diversas funciones, tales como registro de horas, reportes especiales, integraciones con la nómina y el salario normal, entre otras cosas. Es más automático y minimiza los errores.
Excel
Por mucho tiempo, Excel ha sido una herramienta de apoyo para hacer diversos cálculos, cronogramas y gestiones de procesos en empresas. Y aunque requiere apoyo manual, se sigue utilizando con diferentes plantillas para gestionar las horas extras y hacer cálculos más rápidos.
¿Cómo se cotizan las horas extras?
La normativa establece la forma en que se cotizan las horas extraordinarias. Esto debe ser de forma porcentual y se aplica según lo siguiente:
- Horas extras de fuerza mayor: Aquí se aplica un 14%, de los cuales un 12% es por parte del empresario y el 2% por parte del trabajador.
- Horas extras que no son de fuerza mayor: Se aplica 28,3%, de los cuales el 23,6% es a cargo de la empresa y el 4,7% corre por cuenta del empleado.
Nota: La cotización de estas horas no se reflejan en nómina sino en la Seguridad Social.
¿Quién no puede realizar horas extras?
Cotizar horas extras se hace de manera voluntaria por parte del empleado. No obstante, hay excepciones y son las siguientes:
- Que sean personas menores de 18 años
- Empleados cuya jornada normal sea nocturna
- Empleados que tengan un contrato a tiempo parcial (tienen horas extras solo si se acuerdan)
- Empleados que tengan alguna discapacidad y trabajen en centros especiales.
¿A cuánto se pagan las horas extras?
En el caso de España, según establece la normativa laboral, al momento de pagar horas extras se debe hacer un incremento del 75% al valor de la hora normal. Eso significa que si una hora tiene un valor de 8 euros, la extra sería de 14 euros.
Aquí es bueno aclarar que se deben realizar 80 horas extras al mes como máximo, pero no existe un límite semanal.
Ejemplo de cómo calcular las horas extras
Para cerrar, te daremos un ejemplo sencillo de cómo calcular las horas extras.
Imaginemos una empresa en la cual un trabajador gana 1.000 euros al mes, trabajando 160 horas al mes.
- Hora ordinaria: 6,25 euros (salario mensual entre horas trabajadas)
- Incremento de hora extra: La empresa paga 50%
El cálculo se realiza de la siguiente forma:
- 6,25 euros (hora normal u ordinaria) x 1,5 (el 50%) = 9,37 euros por cada hora extra.
- Si son 10 horas extras, sería un total de 93,7 euros.
