La nueva forma de facturar para pymes y autónomos: el cambio que ya está aquí

Es cierto que la facturación electrónica todavía no es obligatoria para pymes y autónomos y todavía queda un tiempo para que lo sea. Sin embargo, si estás esperando a última hora para ponerte al día, debes tener en cuenta que hay otro cambio importante que ya está aquí y que afecta directamente a la facturación. Se trata del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023, de 5 de diciembre), que desde este 29 de julio introduce nuevos requisitos que el software de facturación debe reunir para evitar la manipulación de las facturas y que cambia muchos de los procesos de facturación que hasta ahora se han realizado de forma habitual y que ya no serán posibles.

Facturación electrónica y registros digitales de facturación: no son lo mismo

Para que no haya confusión: la facturación electrónica está vinculada a la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que busca combatir la morosidad entre empresas y profesionales y que obligará a emitir y recibir facturas en formato electrónico. La fecha de entrada en vigor de esta obligación todavía no está definida y las últimas previsiones apuntan a 2027.

Por otro lado, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación surge de la Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio) y tiene un propósito distinto: garantizar que las facturas emitidas no puedan ser manipuladas, con el objetivo de prevenir el fraude fiscal. Para ello, a partir de este 29 de julio todos los programas de facturación deberán generar un registro digital de cada factura emitida para evitar alteraciones y permitir su trazabilidad, un registro que pymes y autónomos deberán conservar para los posibles requerimientos de Hacienda, aunque también podrán enviárselos de forma voluntaria si se acogen a la modalidad Verifactu.

A diferencia de la facturación electrónica –todavía pendiente de aprobación–, las obligaciones de este Reglamento ya tienen varias fechas marcadas en el calendario: el 29 de julio de 2025 cualquier software de facturación que se comercialice deberá cumplir con esta normativa. Y, a partir del 1 de enero de 2026, las pymes que ya cuenten con un programa de facturación deberán adaptarlo a la norma. Para los autónomos, el plazo establecido es 1 de julio de 2026.

La facturación electrónica busca combatir la morosidad entre empresas y profesionales, mientras que los registros digitales de facturación buscan garantizar que las facturas emitidas no pueden manipularse

Anticiparse al cambio

Oímos hablar tanto de facturación electrónica, y de que aún falta para que se implante, que quizás no nos percatamos de la importancia del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Pero no podemos relajarnos. A medida que nos acercamos a las fechas clave para su entrada en vigor, es fundamental revisar si nuestro software de facturación está actualizado o si necesitamos cambiarlo. Y es una tarea que conviene abordar con tiempo, porque los nuevos requisitos establecidos en los programas de facturación obligarán a cambiar algunas dinámicas muy asentadas que ya no se podrán realizar, como facturar con fechas futuras o borrar facturas y reutilizar su número. Por tanto, es necesario prepararse con tiempo para adecuarse a una nueva forma de trabajar.

Los nuevos requisitos establecidos en los programas de facturación obligarán a cambiar dinámicas asentadas como facturar con fechas futuras o borrar facturas y reutilizar su número

Para garantizar el éxito de este cambio, será clave anticiparse y contar con un partner de confianza que no solo ofrezca una tecnología de vanguardia, sino que también tenga un conocimiento profundo de la legislación vigente y las actualizaciones normativas. Porque, en un entorno tan dinámico como el actual, donde las leyes cambian con frecuencia, un asesoramiento adecuado puede marcar la diferencia y asegurar nuestro crecimiento y competitividad en el mercado. Adelantarse y ver el cambio como una oportunidad para innovar, digitalizar procesos y optimizar nuestro negocio es el camino para encajar en el tejido empresarial del futuro.

Francesc Núñez

ERP Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España