El año que viene está previsto que se apruebe el reglamento de la Ley Antifraude, que obligará a las pymes y autónomos a compartir con la Agencia Tributaria (AEAT) la información fiscal y contable de sus ventas en tiempo real a través, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, frenar el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización.
Dicho reglamento establece los requisitos que han de cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por las empresas y los autónomos para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, tal y como se recoge en la Ley General Tributaria, según explica Èlia Urgell, senior product manager de Wolters Kluwer TAA España.
Digitalización contra el fraude
Su aplicación será obligatoria para todos los empresarios y profesionales que expidan facturas con sistemas informáticos. Para ello, las empresas y los autónomos deberán contar con un software de facturación que responda a las exigencias de la nueva normativa contra el fraude.
La experta de Wolters Kluwer indica que dicho software deberá guardar un registro por cada factura expedida y llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático. También se deberá procurar que la información se almacene sin permitir alteraciones y garantizando su conservación.
Dicha información podrá remitirse de forma voluntaria y automática a la AEAT desde el propio software, incluyendo firma digital de cada registro. Y los registros deberán estar a disposición de Hacienda en caso de solicitarlo
La AEAT ofrece dos posibilidades a las empresas proveedoras de software de facturación. La primera opción es el denominado sistema Verifactu —sistema de emisión de facturas verificables—, que permite el envío continuado y seguro de los registros de facturación a la AEAT, como se indica en Silicon.es.
“Es un sistema de emisión de facturas diseñado para cumplir con la Ley Antifraude en España, con el objetivo principal de hacer las facturas más difíciles de manipular y así reducir el fraude fiscal. Aunque actualmente es de uso voluntario, se prevé que se convierta en obligatorio a mediados de 2024. Funciona mediante la generación de facturas verificables, que se envían automáticamente a la Agencia Tributaria”, explica Alberto Abad, cofundador de Stelorder.
El contribuyente también tiene la opción de no enviar las facturas de forma automática. En tal caso, el software de facturación tiene que ser capaz de realizar la firma electrónica de los registros y enviar las facturas cuando la AEAT lo requiera.
De este modo, la seguridad, el control y la firma electrónica de las facturas dependen de los sistemas informáticos, por lo que implica un mayor compromiso del proveedor de software en cuanto a costes y responsabilidad. Si una empresa o un autónomo no se conecta automáticamente con la AEAT, la información estaría expuesta a una posible modificación por parte de un agente externo
Ventajas e inconvenientes de Verifactu
El sistema diseñado por la AEAT ofrece una serie de ventajas. En primer lugar, Abad destaca que contribuye a la reducción del fraude fiscal: “Al ser más difíciles de manipular, las facturas emitidas a través de Verifactu ayudan a combatir el fraude fiscal”, afirma.
Además, se garantiza que los registros se envíen de forma correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente. Si alguien lograse acceder al software de facturación y eliminar la información, la AEAT ya habría tenido acceso a los registros, minimizando el impacto.
También ofrece confiabilidad y transparencia. “Refuerza la confianza entre consumidores y empresarios al garantizar la legalidad de las operaciones”, anota el experto de Stelorder. Asimismo, la digitalización que ofrece este sistema facilita las inspecciones fiscales y comprobaciones por parte de la AEAT.
Y también ofrece ventajas a sus usuarios, las empresas y autónomos que utilicen este sistema se benefician de la automatización de procesos contables que ofrece. “Integra automáticamente los registros en los libros de ventas e ingresos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas contables”, comenta Abad. Además, los empresarios y profesionales pueden verificar y descargar las facturas para integrarlas en sus registros.
“Más allá de la transparencia fiscal, estas normativas ayudan a las empresas a tener un mayor control sobre sus transacciones y simplifican tanto la gestión interna como el cumplimiento impositivo”, expone Isabel Nogales, responsable de fiskaly España.
Por el contrario, Verifactu presenta algunos inconvenientes para quienes quieran emplear este sistema. Uno de ellos es la adaptación tecnológica que exige. “Requiere que las empresas actualicen o adquieran software compatible con VeriFactu”, reconoce el cofundador de Stelorder.
Esto también se traduce en costes de implementación. “Puede implicar gastos adicionales en software y formación del personal”, apunta. Igualmente, hemos de tener en cuenta la curva de aprendizaje que conlleva adoptar un nuevo sistema. “Las empresas deben familiarizarse con el nuevo sistema y sus procesos”.
Consejos para adaptarse
Abad ofrece una serie de recomendaciones para adaptarse a este nuevo sistema para prevenir el fraude con el menor trauma posible. Remarca que lo primero que deberían hacer las compañías y profesionales es evaluar el software de facturación que utilizan actualmente, asegurándose de que cumpla con los requisitos de VeriFactu.
También convendría que invirtiesen en capacitación del personal encargado del proceso de facturación, con el objetivo de que se familiaricen con el nuevo sistema.
Además, aconseja planificar la transición, diseñando un cronograma para la implementación gradual del sistema VeriFactu.
Finalmente, recomienda considerar la asistencia de expertos en facturación y legislación fiscal para una transición sin problemas y mantenerse al tanto de las actualizaciones y cambios legislativos relacionados con este sistema.
