Guía práctica para no perderse con el verifactu

En Holded definen el verifactu como “un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización en los procesos de contabilidad empresarial”. 

El sistema verifactu afecta directamente a todos los programas de facturación electrónica y obliga a los desarrolladores a hacer una declaración responsable que implica que el software reúne una serie de condiciones.

Conforme a lo establecido, todos los softwares de facturación han de estar adaptados a verifactu antes del 29 de julio de 2025, aunque la emisión de facturas electrónicas no será obligatoria hasta de 2026, a partir del 1 de enero para las empresas y el 1 de julio del mismo año para los autónomos.

Para facilitar el camino y evitar sanciones por el incumplimiento de la ley, Talenom, asesoría de empresas y autónomos, ha confeccionado una guía en la que explica cómo cumplir con los requisitos técnicos del nuevo reglamento fiscal.

La guía de Talenom responde a las dudas frecuentes que se plantean autónomos y empresas. Estas son algunas:

¿Por qué es importante?

Verifactu es un sistema que busca digitalizar, estandarizar y asegurar la trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. El sistema establece un envío automático y a tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria (AEAT);  garantiza la inalterabilidad de los datos emitidos en la factura y contribuye a combatir el fraude fiscal.

¿Quién está obligado a cumplir con el verifactu?

A partir del 29 de julio de 2025, todos los softwares de facturación deberán tener sus programas totalmente adaptados a los requisitos técnicos establecidos por el sistema verifactu y por la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal. 

Los proveedores de software deberán asegurarse de que sus soluciones cumplan con la normativa y están listas antes del 29 de julio de 2025, para que puedan ser adoptadas por empresas y autónomos antes de las fechas límite establecidas para cada colectivo. También tendrán que proporcionar documentación técnica y formación a los usuarios para garantizar una correcta implementación. 

Todo esto implica que:

Los programas deberán garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de los datos de facturación. 

Será obligatorio que el software genere un registro verificable de cada factura emitida, incluyendo elementos técnicos como: Firma electrónica; huella digital, código QR y texto legal específico 

El software deberá permitir, además, el envío automático o diferido de las facturas a la Agencia Tributaria, en el formato XML que Verifactu exige. 

El verifactu para las empresas

A partir del 1 de enero de 2026, todas las empresas y sociedades mercantiles, incluidas pymes, estarán obligadas a emitir sus facturas exclusivamente
 a través de programas de facturación que cumplan con los requisitos del sistema Verifactu y la Ley Antifraude. 

Esto supone que:

Deberán abandonar cualquier software que no esté homologado o adaptado. 

Cada factura generada deberá contener los elementos técnicos exigidos. 

Las facturas deberán estar disponibles para su envío inmediato a Hacienda en caso de requerimiento, o enviarse automáticamente si así se configura. 

Las empresas también deben garantizar  que sus procesos internos de facturación están alineados con estos nuevos requisitos, lo que puede implicar cambios operativos, formativos  y tecnológicos. 

El verifactu para los autónomos

Los trabajadores autónomos también deberán adaptarse al sistema Verifactu, aunque disponen de un plazo más amplio para hacerlo: su obligación comenzará el 1 de julio de 2026. 

Afecta a todos los autónomos que estén dados de alta en actividades económicas sujetas a IVA o IRPF y que facturen a clientes finales o a otras empresas.

Igual que las empresas, los autónomos también deberán adaptarse a la posibilidad de remitir sus facturas directamente a Hacienda.

¿Qué debe tener el software de facturación?

En cuanto a las características mínimas que debe cumplir la herramienta de facturación son: 

-Generación de fichero XML Verifactu con cada factura. 

-Inclusión de huella digital y firma electrónica. 

-Código QR y frase legal en cada factura. 

-Opción de enviar automáticamente los datos a Hacienda o estar preparado para hacerlo cuando se solicite. 

-Cumplimiento de los requisitos determinados por la Ley Antifraude.

¿Qué debe incluir cada factura?

Cada factura que se emita deberá tener los siguientes elementos:

Código QR con la huella y datos de trazabilidad

Texto legal obligatorio

Fichero de registro firmado  electrónicamente (XML)

Envío automático o posibilidad de remisión inmediata

Sellado de tiempo. 

Registro de los eventos de emisión. 

¿Cuáles son las sanciones?

El incumplimiento de esta ley conlleva el riesgo de sanciones entre las que se encuentran:

Sanciones para las empresas de software que no se adapten

Sanciones para empresas y autónomos de hasta 50.000€ que a partir de su fecha de cumplimiento no facturen de forma electrónica y estén obligados a ello

Posibles multas por obstrucción a la labor inspectora si no se permite el acceso o consulta.

Se podrán considerar facturas no válidas aquellas emitidas fuera del sistema Verifactu o sin trazabilidad.

Riesgo de pérdida de deducibilidad fiscal de ciertas operaciones.

Aquellos interesados en consultar la guía completa pueden hacerlo a través de este enlace.