La excelencia operativa se ha convertido en un objetivo prioritario para muchas organizaciones. Alcanzar esta excelencia requiere, entre otras cosas, llevar a cabo una mejora continua de los procesos empresariales, un componente esencial que permite a las organizaciones optimizar recursos, reducir costes y mejorar la calidad de los productos y servicios.
Pero, ¿cómo lograrlo de forma rápida, eficiente y accesible para todas las áreas de la empresa? La respuesta está en las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA), la automatización y plataformas colaborativas que permiten que todos los miembros de tu equipo, desde los operativos hasta la alta dirección, puedan contribuir al éxito de tu negocio.
Cambio de paradigma: transformación de procesos
Hasta ahora, muchas empresas han seguido un enfoque tradicional en la mejora de procesos, donde las decisiones vienen ‘desde arriba‘ y las decisiones e iniciativas de cambio se originan en los niveles más altos de la dirección y se implementan de manera descendente.
Este enfoque, aunque válido, puede ser costoso y lento porque a menudo se basa en la dirección de grandes consultorías y el uso de grandes y costosas herramientas corporativas para automatizar y centralizar procesos.
Y este método puede resultar especialmente costoso para empresas más pequeñas con restricciones presupuestarias. Además de basarse en proyectos complejos y lentos en su ejecución, llegando incluso a no permeabilizar a toda la organización.
Otra limitación crítica del enfoque desde arriba es la dificultad para lograr una adopción rápida y efectiva de las soluciones propuestas en todos los niveles de la organización, especialmente, en los niveles operativos.
Las soluciones desarrolladas y dirigidas desde la alta dirección pueden no tener en cuenta completamente las realidades y desafíos específicos que enfrentan los empleados en su trabajo diario. Esto puede llevar a una falta de compromiso por parte del personal operativo, quienes pueden percibir estas soluciones como poco prácticas o desconectadas de sus necesidades reales.
Las ‘shadow processes’, sin control
Una de las consecuencias más comunes es la aparición de los llamados shadow processes, tareas que los empleados llevan a cabo de manera informal, sin que esté oficialmente controlado o supervisado por la empresa.
Por ejemplo, puede ser cuando alguien usa una hoja de Excel o alguna herramienta propia para hacer su trabajo en lugar de utilizar el sistema oficial de la empresa. Estos procesos no están documentados ni integrados en los sistemas principales, lo que puede generar problemas de seguridad, duplicación de trabajo o falta de control. Aunque ayudan a resolver problemas inmediatos, no suelen ser sostenibles a largo plazo.
Un nuevo enfoque para mejorar la forma en que se gestionan los procesos dentro de las empresas es la mejora desde la base. A diferencia del modelo convencional, la mejora desde la base permite que las ideas y soluciones surjan de cualquier nivel de la organización.
Los empleados que trabajan directamente con los procesos operativos tienen una visión clara de los problemas y las oportunidades, lo que les convierte en una fuente clave de innovación. Al empoderar a estos trabajadores para que propongan y lideren iniciativas de mejora, las organizaciones pueden aprovechar el conocimiento que de otro modo quedaría desaprovechado.
Los empleados que interactúan directamente con los procesos tienen una visión única sobre cómo se pueden mejorar. Al permitir que las ideas de optimización surjan desde la base, directamente desde el puesto de trabajo, se fomenta una cultura de innovación continua, donde las mejoras se desarrollan de manera orgánica y se ajustan mejor a las necesidades operativas reales.
Herramientas que mejoran procesos desde todos los niveles
Para que este enfoque participativo sea efectivo, es fundamental contar con las herramientas adecuadas que permitan a los empleados implementar mejoras de manera rápida y eficiente. Aquí es donde la combinación de herramientas colaborativas de trabajo y automatización de procesos como Microsoft 365 y Power Platform se convierten en grandes aliados estratégicos.
Microsoft 365 es un conjunto completo de aplicaciones y servicios en la nube diseñado para mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad en el entorno empresarial. Incluye herramientas populares como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de soluciones avanzadas como Teams para comunicación y SharePoint para la gestión de documentos.
Microsoft 365 se destaca por su integración fluida con servicios en la nube, permitiendo a los usuarios acceder a sus archivos y aplicaciones desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, con un enfoque en la seguridad y el cumplimiento normativo.
Microsoft Power Platform va un paso más allá en cuanto a la gestión de procesos, porque se compone de un amplio ecosistema de herramientas que permite a las organizaciones crear soluciones personalizadas, automatizar procesos y analizar datos de manera eficiente.
Con herramientas como Power BI, Power Apps, Power Automate, Copilot Studio y Power Pages, esta plataforma facilita la creación de aplicaciones empresariales sin necesidad de conocimientos avanzados en programación permitiendo, como decíamos hace un momento, desencadenar una transformación de procesos desde cualquier punto de la organización.
IA y automatización para la mejora de los procesos
En muchas organizaciones, existen procesos operativos repetitivos y de bajo valor. Estos procesos incluyen desde la solicitud y reserva de recursos, como salas de reuniones o equipos, hasta la aprobación de viajes y gastos, los ciclos de compras o las inspecciones y auditorías. Aunque parecen tareas menores, gestionarlas manualmente consume tiempo y recursos que podrían destinarse a actividades de mayor valor añadido.
La automatización entra en juego para transformar estos procesos. Al automatizar tareas rutinarias, como la reserva de recursos o la aprobación de solicitudes, liberamos a los empleados de estas labores repetitivas y les permitimos enfocarse en actividades más estratégicas. Esto no solo aumenta la eficiencia general, sino que también reduce el riesgo de errores y acelera los tiempos de respuesta.
En paralelo, la inteligencia artificial puede mejorar significativamente cómo se manejan los datos y documentos dentro de la empresa. Muchas operaciones requieren combinar información y documentación, como en la validación de facturas, la gestión de contratos o la verificación de proveedores. Al integrar datos y documentos de manera cohesiva, se optimizan estos procesos, haciendo que la gestión sea más eficiente y transparente.
Además, cuando se implementan sistemas basados en IA y análisis de datos, a menudo se necesita configurar interfaces adicionales para integrar y ajustar estos sistemas a las necesidades específicas de la organización. Por ejemplo, se pueden añadir reglas a sistemas de aprendizaje automático o crear procesos de retroalimentación para asegurar que la IA funcione correctamente y brinda resultados precisos.
Al final, la combinación de inteligencia artificial y automatización no solo agiliza los procesos operativos, sino que también permite a las empresas manejar datos y documentos de manera más eficiente. Esto resulta en una operación más fluida y segura, que no solo optimiza el uso de los recursos, sino que también permite a las empresas enfocarse en estrategias más importantes para su crecimiento y éxito.
Automatizar estos procesos libera tiempo y recursos, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor añadido y mejorando la eficiencia general.
Evento gratuito en Madrid
La consultora tecnológica SNGULAR y Microsoft te invitan a un evento con desayuno gratuito el próximo 1 de octubre en Madrid. En este evento, descubrirás formas prácticas de integrar la inteligencia artificial y la automatización en tus procesos empresariales, desde la estrategia hasta la operación diaria, con un enfoque que promueve mejoras desde todos los niveles de la empresa y asegura una implementación sostenible a largo plazo.
Además, tendrás la oportunidad de conectar con otros líderes del sector y compartir experiencias. El evento se llevará a cabo en las oficinas de Microsoft en Madrid, y habrá un sorteo de una Surface Go 4 entre los asistentes.
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