Verifactu: recuerda que entra en vigor en julio

La digitalización fiscal en España dará un paso adelante con la entrada en vigor de Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica de la Agencia Tributaria que será obligatorio a partir del 1 de julio de 2025.

¿Qué es Verifactu?

“Verifactu es un sistema que garantiza la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, exigiendo que cada una cuente con un código identificador único y que los datos se envíen en tiempo real a Hacienda”, es la definición que ofrecen en Holded, un software de gestión para pymes y emprendedores, para cuyos responsables la implementación del Verifactu “supondrá un antes y un después en la relación entre las empresas, la Agencia Tributaria y las gestorías”.

¿A quiénes afecta el Verifactu?

La llamada Ley antifraude establece la obligatoriedad de su cumplimiento a todas aquellas empresas y autónomos que emiten facturas tanto a clientes finales como a otras empresas, excepto las acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), que es el nuevo sistema de tramitación del IVA desarrollado por la Agencia Tributaria,  o a TicketBAI vigente solo en el País Vasco.

Según Holded, también deben cumplirlo los negocios de sectores con alta incidencia de fraude fiscal, como pueden ser el sector hostelero, el de la construcción o el comercio al por menor.

Además, se baraja que, para los contribuyentes con facturación inferior a 6 millones de euros, la obligación de usar un software de facturación homologado entrará en vigor el 1 de enero de 2026.

¿Cómo cumplir con la normativa?

Para actuar conforme a la norma, será obligatorio utilizar un software de facturación certificado que impida la alteración de datos una vez emitidos. Además, las facturas bajo este sistema incluirán un código QR que permitirá su verificación y serán enviadas automáticamente por el software utilizado.

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria, por lo que empresas y autónomos pueden optar por el envío automático de cada registro o, en su defecto, registrarlos sin envío, siempre que las facturas estén firmadas digitalmente y disponibles para laAgencia Tributaria en todo momento. Incluso en este último caso, el software de facturación debe estar capacitado para enviar los registros cuando Hacienda lo requiera.

Posibles sanciones

El incumplimiento con el sistema Verifactu a la hora de emitir información puede acarrear sanciones importantes. Estas son las que señalan en Holded:

Hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal de sanción para aquellas empresas y profesionales que no usen software certificado 

Hasta 150.000 euros anuales para los proveedores de software que no cumplan con los estándares establecidos.

Hasta 1.000 euros por licencia. La comercialización o distribución de software sin certificación puede conllevar penalizaciones de hasta 1.000 euros por licencia.

La adaptación a este cambio

Pese a la inminente entrada en vigor y las rigurosas sanciones, señalan en este software de gestión que la adaptación de las pymes y autónomos a este cambio sigue siendo un reto. Según el Informe Emprende de Holded y Visma, solo el 7% de las pymes españolas están preparadas para la transición digital y apenas el 59,1 % de las empresas utiliza un software de facturación.

En la misma línea, entiende el referido estudio que va la adopción de otras soluciones digitales para favorecer la gestión y aumentar la productividad. Así, solo el 22 % de las empresas españolas habría adoptado el uso de soluciones en la nube mientras que un 19% continúa utilizando Excel y un 13% todavía recurre a métodos tradicionales, como papel y lápiz.

“Este retraso en la digitalización se traduce en pérdida de tiempo y eficiencia. De hecho, el 50 % de los emprendedores en la región mediterránea dedica más del 40 % de su tiempo a tareas administrativas”, aseguran. Según la misma fuente, usar un software de gestión instalado o en la nube reduce la carga administrativa y ahorra tiempo a quienes lo usan.

Contabilidad colaborativa: una solución para la transición

Una opción a la que está recurriendo numerosas empresas para adaptarse al Verifactu, consiste en la contabilidad colaborativa, un enfoque que permite que contables, gestores y empresarios trabajen de manera conjunta y en tiempo real en una misma plataforma digital. La adopción de herramientas en la nube facilita esta colaboración, optimiza la comunicación y reduce errores en la gestión contable.

Para anticiparse a la norma sin riesgo de error, en Holded concluyen recomendando el uso de softwares acordes a los requisitos de Verifactu establecidos, como el que disponen ellos, y proponen aprovechar los recursos educativos que ofrecen a las empresas en este ámbito como webinars y guías, de ayuda para comprender y prepararse para la implementación de Verifactu, asegurando una transición sin contratiempos hacia la nueva era de la facturación electrónica.