El mes de julio del año próximo entra en vigor la obligatoriedad de que los autónomos emitan todas sus facturas de manera electrónica, aunque la Ley Crea y Crece da un plazo de dos años para adaptarse a la nueva factura digital, como ya contábamos en EMPRENDEDORES.
Además, la ley establece que los autónomos deberán conservar las facturas durante un mínimo de cuatro años, puesto que estarán obligados a presentar este documento si el cliente lo exige por fines fiscales, cuando realicen exportaciones de productos exentas de IVA, en caso de entregas intracomunitarias de productos que estén exentas de IVA y cuando el cliente sea la Administración Pública, tal y como reseña Declarando, plataforma online de asesoramiento fiscal para autónomos.
¿Qué facturas pueden emitir los autónomos?
“La factura es el documento mercantil obligatorio para empresas y autónomos en nuestro país, siempre que el cliente sea otra empresa u otro autónomo, que justifica la compra o venta de un producto o servicio. Además, el contenido de la factura es la base de las obligaciones fiscales de los autónomos con Hacienda, pues es la que determina los ingresos de la actividad en la Declaración de la Renta, la liquidación trimestral del IVA o la deducción de los gastos relacionados con el negocio”, explica recuerda Marta Zaragozá, CEO de Declarando.
Sin embargo, no hay un solo tipo de factura, sino que en nuestro país se pueden emitir hasta 10 tipos diferentes.
1. Factura completa
Se denomina también factura ordinaria o comercial. Es la que tienen que emitir los autónomos, como norma general, en sus operaciones con los clientes.
Para que sea válida, debe incluir el número de factura —es importante que la serie sea correlativa y no contenga saltos entre facturas—, fecha de emisión, datos identificativos de quien hace la factura y del cliente —nombre o razón social, NIF y dirección—, descripción del servicio o de los productos —incluido el precio por unidad antes de impuestos—, base imponible de la factura —importe final de los servicios antes de aplicarle los impuestos—, tipo de IVA y de retención IRPF, importe de IVA y de la retención que se aplica e importe total de la factura.
Además, Declarando recuerda que si la fecha de las operaciones es diferente a la fecha de la emisión de la factura, deberá indicarse en la misma.
2. Factura simplificada
Es una versión más sencilla de la primera. El contenido es el mismo, pero no será obligatorio incluir ni el nombre del cliente, ni desglosar el importe del IVA.
Los requisitos para poder emitir la factura simplificada son que el importe total de la misma no supere los 400 euros, de manera genérica, o los 3.000 euros en algunas actividades, como venta al por menor, restauración, hostelería o transporte de personas.
3. Factura electrónica
Es una factura en formato digital. Como decíamos, será obligatoria para todos los autónomos a partir del mes de julio de 2024, sustituyendo a las facturas en papel.
Se diferencia entre factura de formato estructurado y no estructurado. La primera se genera en un formato electrónico que permite la transmisión automática entre quien emite la factura y quien la recibe. Es obligatoria para las empresas cuando el cliente es la Administración pública.
4. Factura rectificativa
Se trata de una factura que sirve para subsanar un dato incorrecto en una factura ya emitida. Declarando especifica que debe contener obligatoriamente los datos de la factura que se rectifica —número y fecha de emisión—, así como especificar el motivo de la rectificación.
5. Factura recapitulativa
Se conoce también como factura resumen. Permite facturar en un mismo documento operaciones en fechas diferentes con un mismo cliente.
No obstante, la ley obliga a que las operaciones tengan lugar el mismo mes natural. Si el cliente es un particular, pueden emitirse hasta el último día del mismo mes. Si el cliente es otro autónomo o empresa, puede hacerse hasta el día 16 del mes siguiente.
6. Factura proforma
Se trata de una factura informativa. Su fin es concretar una operación antes de llevarla a cabo. Se utiliza habitualmente en el comercio internacional, como documento de aduana para detallar las características de la mercancía.
7. Duplicado de factura
Hacienda sólo permite la emisión de un original por cada factura, pero está permitido emitir un duplicado si el documento original en papel se extravía o es necesario enviar la misma factura a diferentes destinatarios. El único requisito es especificarlo de manera clara y expresa en el documento.
8. Factura por el destinatario o por un tercero
Es una factura ordinaria, pero con la particularidad de que quien la emite es el cliente o un tercero. En estos casos, Hacienda exige que exista un acuerdo previo que autorice al cliente a emitir la factura por parte del autónomo o la empresa que haya realizado la operación y que el autónomo o empresa autorice cada factura de manera individual. Además, el cliente tiene que emitir una copia de la factura al autónomo o empresa que haya efectuado la operación.
En cualquier caso, la factura debe ser expedida a nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado la operación, aunque la confeccione y emita el cliente o un intermediario.
9. Factura intracomunitaria
Es la factura que los autónomos están obligados a emitir cuando sus clientes o proveedores pertenecen a otro país de la Unión Europea.
En este caso, hay que aplicar el IVA intracomunitario en la factura, teniendo en cuenta el tipo de operación —servicio o producto— y el tipo de cliente —autónomo, empresa o particular—.
Declarando recalca que las facturas intracomunitarias no deben aplicar el IVA si se emiten entre autónomos o empresas que estén inscritos en el Registro de Operaciones Intracomunitarios (ROI). Pero si el cliente es un particular, la regla cambia, por lo que habrá de aplicarse el IVA español en la factura.
Asimismo, en caso de superar los 10.000 euros en el año anterior o durante el ejercicio en curso, el autónomo tendrá que darse de alta en ventanilla única y aplicar el régimen de la unión, de modo que tendrá que aplicar el IVA del país europeo de destino.
10. Factura extracomunitaria
Es el documento que corresponde a las operaciones con clientes o proveedores que residen en un país que no pertenece a la UE. Si se venden productos o servicios, la factura irá sin IVA y habrá que emitirla como una factura ordinaria.
