Puedes elegir entre muchos tipos de reunión de trabajo, pues son eventos importantes para conectar con los objetivos y operaciones de una empresa.
Existen diversos tipos de reuniones de trabajo que las empresas pueden implementar según sus necesidades, ya sea para planificar estrategias, resolver problemas o mejorar la comunicación interna. Cada tipo de reunión tiene un propósito específico y no debes descartarlas para tener una buena organización.
En la gestión de negocios, elegir el tipo correcto de reunión es esencial para optimizar la toma de decisiones y mejorar la productividad. Si estás por crear tu empresa o llevar a cabo una ideas de negocio, es importante saber cuándo y cómo realizar estas reuniones.
Por ello, queremos que nos acompañes a lo largo del artículo. Descubrirás el concepto de reuniones de trabajo, para qué sirven, los tipos que existen, cómo organizar una y consejos vitales para que todo sea un éxito.
¿Qué es una reunión de trabajo?
Son reuniones que se organizan en el ámbito laboral y usualmente se dan en espacios como empresas o sitios que suelen estar relacionados con el negocio. También pueden ser presenciales o en línea, pero los objetivos de ambas siempre son temas de la empresa.
En estas reuniones se pueden plantear problemas, soluciones, evaluar situaciones y conectar mejor con los trabajadores. De igual forma, ayuda a gestionar la comunicación efectiva y no perder el foco en los objetivos.
¿Para qué sirven las reuniones de trabajo?
- Mejorar la comunicación: Tanto entre los equipos como cada empleado, ya que permiten aclarar muchos temas y resolver dudas.
- Sirve para coordinar mejor el trabajo y asignar tareas: Crea un buen orden y evita que se dupliquen las tareas. Además, cada participante tendrá claro lo que debe o no hacer.
- Permite elaborar planes de actuación: Esto se hace según varios conceptos de las operaciones de la empresa, y mediante la reunión se desarrollan mejor.
- Compartir problemas: Ningún negocio es inmune a esto, y las reuniones son perfectas para plantear esos temas, al igual que proponer soluciones.
Consejos para conseguir que una reunión de trabajo sea efectiva
Consejos antes de hacer la reunión:
- Elige el tipo de reunión que quieres llevar a cabo y los objetivos de la misma. Recuerda que la mayoría de los empleados la puede considerar innecesaria.
- Invita a los participantes adecuados y necesarios. Todo depende del tema a tratar y los que creas que tienen que colaborar. En promedio se suele dar con unas 8 a 10 personas.
- Establece un horario para el inicio y final, eso le permite a todos organizarse mejor. Lo usual es que dure menos de una hora.
- Elige el sitio indicado para hacerla. Debe ser perfecto para la cantidad de participantes y las herramientas que usarás.
Consejos durante la reunión:
- Si eres el líder, debes hacer que todos participen de manera organizada.
- Trata de que no se desvíen del tema principal y los objetivos, ya que haría perder mucho tiempo.
- Toma nota de todo. Debes registrar lo que acordaron para evitar que se te escape algo.
Consejos después de la reunión:
- Elaborar actas e informes con los temas tratados y los acuerdos a los que se llegaron.
- Envía la información a los participantes de la reunión y otros interesados que no estuvieron presentes, pero que son claves para los temas que se trataron.
¿Cómo organizar una reunión de trabajo?
Para organizar tu propia reunión, debes seguir estos pasos:
- Definir el objetivo de la reunión: Todas deben tener un propósito y no pueden tratarse a la ligera. Planifica los puntos a tratar y la relevancia para cada uno. Además, comienza por definir el tipo de reunión que quieres hacer.
- Invita a los participantes adecuados: Deben participar aquellos que sean esenciales para el tema a tratar.
- Fija la fecha y hora: Deben ser las adecuadas para no interrumpir otras actividades importantes. Además, debes avisar con tiempo y enviar recordatorios.
- Decide si será en línea o presencial: Según lo que definas, deberás elegir un buen lugar para que todos estén cómodos. También una plataforma y enviar el correspondiente enlace con facilidades para acceder.
- Solicita la confirmación de asistencia: Debes saber si en realidad estarán presentes y así saber con qué te encontrarás.
- Preparar un orden del día: De forma previa debes preparar todos los temas que tratarás, incluyendo las presentaciones y posibles participaciones.
- Realiza un informe y seguimiento: Al finalizar la reunión, haz un informe resumiendo todos los puntos tratados y compártelo con otros interesados.
- Pide opiniones a tu equipo: Puedes pedir que te digan qué tal les pareció la reunión y los temas planteados. Incluyendo aspectos como la duración y espacio.
Tipos de reunión de trabajo
Existen varios tipos de reunión de trabajo y podrás elegir aquellas que encajen más con tus objetivos. Aquí te hablaremos de algunas de las más utilizadas.
Tipos de reunión de trabajo según su naturaleza
Es una categoría que define la formalidad de la reunión y tiene diferentes tipos.
Reunión de trabajo oficial
Suelen ser reuniones con objetivos comerciales y contractuales, así que son organizadas con toda la formalidad que requiera el proyecto o actividades.
Reunión de trabajo no oficial
Pueden ser internas o externas, pero no son tan serias, ya que no es obligatorio firmar acuerdos o se dan en un contexto más relajado.
Reunión de trabajo informal
También pueden ser internas o externas y suelen darse para establecer contacto entre compañeros de la misma empresa o nicho. Sirven como intermediación entre las partes.
Tipos de reunión de trabajo según su objetivo
Los tipos de reunión de trabajo también se categorizan según el objetivo de la misma. Aquí encontraremos varias opciones.
Reunión de trabajo de incorporación
Son las que se organizan cuando se incorpora nuevo talento a la empresa o dentro de un equipo de trabajo específico. Esa persona debe aprender muchas cosas sobre las operaciones, estrategias y objetivos, al igual que tener una primera conexión con sus compañeros de trabajo. Se puede dar una presentación formal y establecer sus funciones.
Reunión de trabajo de lluvia de ideas
Muchas empresas lo requieren con frecuencia, así que se pueden organizar reuniones para aportar ideas frescas sobre un proyecto, solucionar problemas o simplemente innovar. Este tipo de reunión está diseñada para tener muchas ideas u opciones en poco tiempo, y después analizarlas para elegir las mejores.
Reunión de trabajo informativa
Aquí no pedirás lluvia de ideas, sino que darás información específica sobre algo. Sirven para comunicar novedades y otros temas de interés. De igual forma, puedes recibir opiniones o resolver las dudas que surjan.
Reunión de trabajo de lanzamiento
Se parece un poco a la reunión informativa, pero esta es aún más específica. Se organiza para comunicar y debatir sobre lanzamientos de productos o proyectos. Allí cada miembro del equipo conocerá los nuevos objetivos, las características del plan y sus funciones.
Reunión de trabajo retrospectiva
Son reuniones que se realizan para analizar y aprender de los antecedentes del negocio. Allí se verifica por qué han funcionado ciertas estrategias y por qué se deben cambiar o mejorar otras operaciones.
Reunión de trabajo de puesta al día
Con esta reunión, cada integrante del equipo o empleado, puede estar al día con los avances de un proyecto, modificaciones y actualizaciones. Permite que se haga un seguimiento correcto y aportes oportunos.
