La comunicación interna en una empresa no depende solo de contar con una cultura abierta al diálogo o que promueva la colaboración. Sin herramientas que faciliten el intercambio fluido de información y simplifiquen los procesos del día a día es fácil que los mensajes no lleguen, que se dupliquen gestiones ya resueltas, que se acumulen consultas o que los equipos se sientan desconectados.
Dialenga nace, precisamente, para evitar que eso ocurra. Esta app desarrollada por Sngular transforma la comunicación interna y los recursos humanos en una experiencia mucho más ágil, conversacional y centrada en las personas. Sus clientes valoran sus servicios y atención por encima del nueve.
Hablamos con Miguel Martín-Forero, Head of Product, sobre esta plataforma que está transformando la experiencia de los empleados, especialmente de aquellos que no trabajan en un escritorio frente a un ordenador con una cuenta corporativa, pero que también tienen mucho que decir.
¿Con qué propósito nace Dialenga?
Dialenga nace con el propósito de conectar a las organizaciones con sus empleados, en especial a aquellas que cuentan con un importante porcentaje de la plantilla como trabajadores de primera línea o deskless en sectores como retail, logística, industria u horeca, por ejemplo. Sectores como construcción, salud o farmacia también son buenos ejemplos.
Resulta muy difícil comunicar en condiciones o gestionar trámites de recursos humanos con estos colectivos. Estos empleados no cuentan habitualmente con cuentas corporativas o medios que los trabajadores de oficina sí disponen, con lo que habitualmente es muy difícil conectar con ellos. Hablamos de conectar en el sentido de ayudar a crear vínculo y sentar las bases para un compromiso o engagement mutuo y facilitar un acceso a la información y trámites habituales en cualquier momento.
¿A qué tipo de empresa beneficia especialmente?
Dialenga encaja muy bien en pymes con menos de cien empleados y también en grandes corporaciones con miles de empleados. Pero no solo eso, tengamos en cuenta que estas empresas también cuentan con empleados de oficina, a los cuales Dialenga no deja de lado, adaptándose a su forma de trabajador con las versiones de escritorio.
La plataforma deja atrás el email y los formularios tradicionales y apuesta por un canal conversacional. ¿Qué ventajas ofrece?
Son varias las ventajas, si tenemos en cuenta a empresas con empleados deslocalizados o de primera línea. La primera es disponer de un canal centralizado donde se puede encontrar fácilmente la información y realizar cualquier trámite con la organización. Nada de intentar encontrar documentación, la última nómina o contrato, o conocer las vacaciones disponibles en papel o en una bandeja de correo en la que la información compite con decenas de otros emails; situación que clama al cielo cuando hablamos de correo personal y no de cuenta corporativa.
Otra ventaja para las empresas es saber cómo está funcionando su comunicación con los empleados: una trazabilidad completa desde si han recibido y leído la información, hasta si han descargado la documentación, visionado el vídeo de formación o accedido a la información adicional que acompaña a sus comunicados.
Y sobre todo el empleado tiene fácilmente acceso desde la palma de su mano a la información, documentos de la relación laboral con la empresa, firmar documentos sin desplazarse y gestionar sus vacaciones o registrar su jornada.
El registro de la jornada laboral es una obligación legal. ¿Cómo lo gestiona la app?
Estar al día de los cambios legislativos no es algo sencillo y con Dialenga tienes la tranquilidad de saber que tienes un producto que se adapta de forma automática a estos cambios para que en las organizaciones no deban preocuparse más que por el simple hecho de registrar la jornada. Esto lo conseguimos enfocándonos en la transparencia, trazabilidad y facilidad de acceso a horarios y al propio registro de jornada para empleados, empresa e inspectores de trabajo.
¿Es posible personalizar los horarios?
Sabemos que cada organización tiene sus propias particularidades así que las empresas disponen de una capacidad de personalización que se adapte a sus necesidades: configurando horarios principales, horarios de verano, jornadas partidas, días de descanso, flexibilidad o rigidez para la entrada y salida de sus personas.
A menudo, tareas cotidianas como firmar documentos se convierten en un proceso lento. ¿Cómo lo habéis transformado?
Por un lado, las organizaciones pueden solicitar la firma de documentos como certificaciones, registros de partes de hora o adendas a contrato, por poner unos ejemplos, a empleados específicos o de forma masiva en un par de acciones de ratón, con la seguridad de saber en todo momento en qué estado se encuentran los documentos, pudiendo enviar recordatorios y recogiendo evidencias electrónicas del proceso, todo con validez legal y garantía jurídica. Esto lo conseguimos gracias a nuestra alianza con ValidatedID.
Por otro, evitamos desplazamientos innecesarios a las personas involucradas en la firma y la digitalización viene de serie: ya tienes el documento completamente digitalizado con las firmas, sellos de empresa o certificados, siempre accesible y disponible.
La solicitud de vacaciones o permisos es otra gestión que suele generar cuellos de botella. ¿Cómo funciona con Dialenga?
Varias medidas ayudan a que la gestión de vacaciones y ausencias quite el tiempo justo, ni más ni menos. Por ejemplo, los empleados tienen acceso siempre al número de días disponibles de vacaciones o libre disposición o moscosos.
Por otro, las empresas cuentan con varios flujos de validación donde los responsables, jefes de equipo o mandos intermedios pueden gestionar directamente las solicitudes de modo que se produzca un desahogo importante para recursos humanos.
Otro ejemplo es la visualización a modo de calendario del equipo o equipos de trabajo gestionados, de modo que se vea rápidamente cuántas personas solapan solicitudes para un mismo periodo, cuáles están ya aprobadas y cuáles habría que no validar por sobrepasar el número de personas que pueden simultanear ausencias. Todo esto es esencial para gestionar la carga de trabajo de los diferentes equipos de la organización.
de firmar documentos, registrar la jornada, pedir vacaciones o acceder a la nómina.
Una de las funciones más diferenciales es el canal de denuncias internas. ¿Cómo lo planteáis para que sea seguro y útil?
El canal de denuncias corporativas es un imperativo legal para todas las organizaciones con más de 50 empleados, no puedes elegir no tenerlo. A diferencia de otras soluciones en las que existe de forma externa a los canales y sistemas de la empresa, Dialenga ofrece integrado un canal que resulta familiar al resto de la App, asegurando sobre todo el anonimato de las personas trabajadoras que decidan utilizarlo, facilitando la gestión y la tramitación por parte de la empresa para tratar convenientemente cualquier temática y situación, por sensible que pueda ser.
Las empresas no sabrán en ningún momento quién es la persona que se puso en contacto con ellas, pudiendo dar acceso a perfiles externos a la organización para gestionar estas solicitudes para evitar conflictos de intereses que se pudieran originar.
¿Se puede integrar Dialenga con otros sistemas o plataformas que ya utilicen las empresas? ¿Podrías darnos algunos ejemplos?
Por supuesto, existen dos sistemas habituales con los que es muy importante integrarse: la plataforma de login o identificación de usuarios, lo que los técnicos llaman SSO y el sistema que contiene los datos corporativos y personales de todos los empleados, típicamente en directorios activos, ERPs o sistemas de nómina. Como ejemplos nos encontramos a los principales fabricantes como Google Workspace, Microsoft 365 o EntraID, y otros sistemas de gestión de nóminas y personal como Epsilon de Grupo Castilla, a3innuva de Wolters Kluwer, Personio o Factorial.
Además gracias a la API podemos integrarnos a su vez con otras APIs externas, así como con otros sistemas dónde resida información o procesos de nuestros clientes y sus empleados.
Además de la tecnología, ¿ofrecéis soporte durante la implantación o el uso diario?
En Dialenga el acompañamiento y el soporte son ciudadanos de primer nivel, a la altura del propio producto, marketing o ventas. Y no solo durante la puesta en marcha, durante toda la vida de nuestros clientes, incluso ofreciendo el servicio de Customer Success que va un paso más allá del soporte reactivo a nuestros clientes. Es decir, nos adelantamos a sus necesidades detectando posibilidades de mejoras de uso y ayudándoles a redefinir sus planes o procesos.
¿Qué feedback recibís de los clientes y usuarios?
Estamos muy orgullosos de la valoración que todos nuestros clientes nos dan del servicio y atención que proporcionamos, por encima del nueve de media.
Uno de vuestros grandes valores es ofrecer una “App de Experiencia de Empleado”. ¿En qué beneficia a la relación entre empresa y trabajador?
Es una buena pregunta. Si pensamos en empleados con los que es difícil conectar y que sientan algún tipo de vinculación o compromiso, como son los empleados de primera línea con los que es más difícil conectar, Dialenga es el canal oficial que estrecha esta conexión: la organización ya puede llegar de forma limpia, libre de ruido directamente al empleado a través de un dispositivo que todos nosotros llevamos siempre encima.
Mientras, el empleado tiene acceso directo e inmediato a sus compañeros, jefes, documentos y contenidos valiosos para desempeñar sus funciones y estar al día. Se refuerza la imagen de marca, el empleado no se siente desvinculado, todo ello facilitando la tramitación de procesos de recursos humanos y gestión de personas.
¿Cómo contribuye Dialenga a que una empresa sea más competitiva?
Primero, contar con un canal corporativo libre de ruido que hace llegar el mensaje de la organización, los cambios operativos o estratégicos siempre en el momento adecuado, es un valor nada desdeñable: evita ineficiencias fruto de canales más lentos como lo son los tradicionales, competición con otras informaciones irrelevantes dentro de las bandejas de correo que no deberían haber ocurrido en primer lugar o las múltiples interpretaciones o la rumorología.
Segundo, ayuda a poner el foco en lo importante, dejando tiempo a responsables de recursos humanos, comunicación y mandos intermedios a centrarse en su trabajo diario, donde Dialenga es un catalizador para impulsar su día a día y no para entorpecerlos.
Y si me permites, suena manido, pero facilitando la conexión entre empleados y organizaciones, fomentando el compromiso mutuo dónde todo el mundo está a lo importante, siempre bien comunicado, con la información adecuada y herramientas necesarias para trabajar, potencia que cada persona de la organización pueda realizar su labor en la mejor disposición posible. Ya sabes, empleados felices, clientes felices.
