¿Te has preguntado qué es un plan de emergencia? Eso, junto con los planes de contingencias de las empresas, son fundamentales para prevalecer en un sector.
Dentro de todos los sistemas ocurren crisis y problemas, por ello, las empresas deben contar con planes de contingenciaas para responder de forma rápida a cualquier imprevisto. Esta planificación es fundamental para sobrevivir en el mercado, no importa si es una pyme o una gran corporación.
En ese sentido, para que la gestión de negocios sea efectiva, se debe tener un plan estructurado y con los recursos necesarios para asegurar estabilidad a futuro. Si te encuentras a un paso de crear tu empresa o analizando ideas de negocio, también debes agregar estos factores a tu lista.
¿Te interesa conocer más? Síguenos a lo largo del artículo y descubre el concepto de planes de contingencias, para qué sirve, su estructura, los tipos y más detalles. Esto lo debe considerar cualquier persona que quiera entrar en el mundo de los negocios.
¿Qué son los planes de contingencias?
Los planes de contingencias, desde el punto de vista empresarial, son estrategias que tienen las empresas para resguardarse de eventos complejos. Estos pueden ser crisis en el mercado, errores en las operaciones y cualquier estado crítico que los afecte negativamente.
Lo esencial de estos planes es poder mantener la mira en los objetivos generales y específicos del negocio, y que los posibles riesgos no impacten tan fuerte. Es un término que también se utiliza en sectores no comerciales, tales como las entidades gubernamentales, cuando responden a desastres naturales o accidentes en comunidades.
¿Para qué sirven los planes de contingencias empresariales?
- Para entender qué acciones tomar en casos de emergencia y crisis.
- Para aprender a lidiar con problemas y respaldar sus operaciones.
- También sirven para identificar riesgos y consecuencias.
- Minimizar daños en cualquier área.
- Sirve para crear procesos de mitigación y reparar daños.
- Generar confianza en sus colaboradores y clientes.
- Tener un tiempo de respuesta rápido ante las dificultades.
- Manejar mejor las crisis y sobrevivir.
- Diseñar manuales que permitan instruir a los trabajadores sobre qué hacer.
Estructura de los planes de contingencias
Los planes de contingencias tienen una estructura bastante importante para que funcionen de manera efectiva. A continuación, te la explicamos.
- Recursos y capacidades de la empresa: Es una parte que detalla lo que más debe cuidarse de la empresa para que pueda seguir operando en medio de emergencias o crisis. Pueden ser recursos digitales o físicos.
- Riesgos y amenazas: Son aquellos problemas que pueden afectar los recursos que se mencionaron en la primera sección. Pueden ser de muchas índoles y afectan negativamente el funcionamiento del negocio.
- Listado de contingencias: Es la sección que refleja cuando una amenaza ya es contingencia y se explica su desarrollo.
- Análisis de su impacto: Detalla con más profundidad cómo se afectan los recursos con las partes más vitales de la empresa.
- Medidas a tomar: Se implementan las acciones necesarias para desarrollar el plan y amortiguar daños. Es una de las secciones más detalladas e instructivas.
- Recursos para implementar las medidas: Se explican todos los recursos que trabajarán en el plan, tales como empleados, maquinaria, recursos económicos y más.
- Protocolos y responsabilidades: Se describen las funciones para entender quién debe hacer ciertas acciones y tener cada actividad muy clara.
- Transición a la normalidad: La estructura concluye con instrucciones sobre qué hacer cuando finaliza la contingencia y se debe volver a las operaciones con normalidad.
Tipos de planes de contingencias
No existe un solo tipo de planes de contingencia, así que debes conocer cada uno para entender cuándo es ideal usarlos.
Plan de emergencia
Son documentos que se diseñan para que las empresas respondan a emergencias de forma inmediata. Aquí se puede utilizar la estructura que mencionamos, incluyendo todas las acciones a seguir, recursos involucrados, instrucciones y más factores. Suelen implementarse en muchas áreas (o todas) de la empresa.
Plan de respaldo
El plan de respaldo es otro documento muy importante, sirve para proponer las tareas que llevan a la empresa a sus operaciones normales en caso de contingencias. No obstante, según el riesgo al cual se esté enfrentando y el tipo de negocio, puede haber varios instrumentos.
Plan de recuperación
También tenemos el plan de recuperación. Es un documento que garantiza que la empresa siga operando después de la emergencia. Aquí se analizan los daños que sufre el negocio, tanto económicos como físicos y estructurales. Después, se determina qué acciones tomar en esos casos.
¿Cómo se hacen los planes de contingencias?
Ya tienes una idea porque te hemos explicado la estructura de estos planes. Sin embargo, te vamos a dar más detalles y un paso a paso para que entiendas cómo se hacen.
- Haz una lista de los riesgos: Debes identificar y plasmar en una lista los posibles riesgos a los que se puede enfrentar tu empresa. Considéralo una lluvia de ideas en todas las escalas, involucrando diversas áreas.
- Evalúa los riesgos según su gravedad y probabilidad: El plan no se enfocará en toda tu lluvia de ideas, pero sí en aquellos riesgos más directos y posibles. Siempre habrá problemas más graves que otros y debes identificarlos y organizarlos.
- Identifica los riesgos importantes: Al finalizar lo anterior, deberás hacer una lista exclusiva de los riesgos más importantes. Esto significa que serán escenarios que se deben abordar más rápido y con instrucciones muy explícitas en el plan.
- Crea el plan para riesgos mayores: Será para los riesgos más importantes y en un nivel de gran impacto. Recuerda que se deben tocar los factores que desencadenan estos riesgos, la manera en que se responderán y los que participarán.
- Haz que revisen y se apruebe el plan de contingencia: Los líderes y roles importantes en la empresa, también deben revisar y aprobar este plan. Será fundamental para que se trabaje con los mismos lineamientos y visión. Además, debe ser visto por las diferentes áreas y recibir feedback si es necesario.
- Comparte el plan: Una vez listo y aprobado, debe ser compartido con todos los involucrados para que se conozca en profundidad.
- Supervisa el plan: Revísalo de manera periódica para saber si está actualizado según la situación de la empresa.
- Haz planes nuevos si es necesario: Puedes hacerlo cada vez que sea necesario, incluso si ya existe un plan de contingencia, puedes complementarlo con otro, pues los riesgos siempre nacerán con el tiempo.
Ejemplo de un plan de emergencia empresarial o planes de contingencias
Muchos tipos de empresas se pueden enfrentar a emergencias y crisis, pero aquellas con mejores planes, tienen la posibilidad de salir a flote. A continuación, te explicamos algunos ejemplos de acciones que se toman en medio de situaciones graves.
Empresa fabricante de aviones atraviesa por escasez de piezas
- Gravedad y probabilidad de riesgo: Tienen una probabilidad alta de interrumpir la fabricación, tratan de encontrar a más proveedores, pero requiere mucho tiempo.
- Desencadenante: Los proveedores anuncian al fabricante de aviones que no podrán surtir la pieza que necesitan por problemas en el país de origen.
- Respuesta: El fabricante decide buscar la pieza en un país con mayor estabilidad.
Institución financiera enfrenta un problema de filtración de datos
- Gravedad y probabilidad de riesgo: Se conoce que hay vulnerabilidades en la aplicación de la institución y lo deben remediar. Si alguien entra, se filtrarán datos importantes y clasificar esto como un riesgo alto y gravedad alta.
- Desencadenante: Los directivos son notificados de que existe pirateo en la aplicación de la institución y los datos de los clientes dejaron de ser seguros.
- Respuesta: Cierran la aplicación y avisan a los clientes de que sus datos están siendo vulnerados. También se especifican qué medidas tomará el banco para que vuelva la seguridad y puedan acceder a sus servicios. Aquí interviene un equipo experto en seguridad e informática.
