¿Te has preguntado alguna vez qué es EDT y cómo puede transformar la gestión de proyectos? La Estructura de Desglose de Trabajo es una herramienta que facilita la organización y planificación de tareas, optimizando el uso de recursos.
En la gestión de empresas, conocer y aplicar metodologías como esta es primordial para garantizar que los proyectos se desarrollen de manera eficiente. Además, puede ser una inspiración para quienes buscan nuevas ideas de negocios en cualquier mercado.
En este artículo, profundizaremos en el concepto de EDT, para qué se utiliza, qué beneficios tienen, los niveles que existen y mucho más. Una vez que lo comprendas, podrás implementarlo de la mano de tu equipo de trabajo.
¿Qué es EDT o estructura de desglose de trabajo en gestión de proyectos?
EDT son las siglas de Estructura de desglose del trabajo. Se trata de una herramienta para la gestión de proyectos que permite visualizar los entregables y tareas de manera jerárquica. Arriba de la estructura se ubica el objetivo principal y va bajando en forma desglosada con las dependencias y subdependencias.
Se utiliza para que todos comprendan la relación entre tareas y se organicen de forma efectiva. Además, el diseño puede ser adaptable, creando visualizaciones gráficas o listas.
¿Para qué se utiliza una EDT?
Ya sabemos qué es, pero ¿para qué podemos utilizarlo?
- Para definir el alcance del proyecto mediante paquetes de trabajo y relacionado con los entregables.
- Definir cómo se hará el proyecto en cada fase.
- Para descomponer de manera jerárquica el proyecto y controlarlo.
- Crear menor comunicación entre los miembros del equipo involucrados en el proyecto.
- Para analizar los posibles riesgos del proyecto.
Beneficios de realizar una EDT
Entre los beneficios destacamos:
- Mayor claridad sobre las tareas: Se permite ver el alcance y el tamaño del proyecto según las tareas definidas.
- Eficiencia: Al tener claridad también se logra eficiencia al desarrollar el proyecto y sus tiempos de entrega.
- Función de orientación: Ayuda a que los miembros del equipo tengan una visión general y orientación sobre el proyecto.
- Ayuda a crear mejor comunicación: Permite que las tareas, relaciones y el proyecto en general sea más transparente.
- Es una puerta a otras planificaciones: Ayuda a crear planificaciones adicionales de ser necesario.
¿Qué niveles existen de EDT?
Al momento de entender qué es EDT, también debemos mencionar los niveles que comprende. Con esta herramienta se separan tareas según dependencias y existen tres niveles principales para dichas dependencias, los cuales están conectados a una tarea madre o tarea principal.
A continuación te los explicamos.
Nivel 1 de EDT
En el primer nivel se plasma la tarea madre, tarea principal o el objetivo del proyecto. A partir de aquí se comienzan a desglosar las siguientes fases y el desarrollo de los niveles 2 y 3.
Un ejemplo de tarea madre sería: Rediseñar la imagen de la empresa.
Nivel 2 de EDT
Según el tamaño del proyecto, el nivel 2 puede ser más complejo, ya que se comienzan a visualizar las subtareas que nacen de la principal.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en el nivel dos se puede incluir: Rediseñar logotipo, sitio web, redes sociales, etc.
Nivel 3 de EDT
Seguimos con el nivel 3. En este punto se crea un desglose más detallado de las tareas y sus subtareas o dependencias. También se desarrollan los paquetes de trabajo.
Por ejemplo, para continuar con el mismo ejemplo de los otros niveles, podemos incluir en el tercero lo siguiente:
- Elección de colores de la marca
- Nuevas imágenes para redes sociales
- Nuevas imágenes para sitio web
- Diseños finales
Entre otras cosas.
La cantidad de detalles y niveles dependerá del alcance del proyecto. En algunos casos solo se necesita de 2 niveles y en otros se pueden incluir más de 3. De igual forma, los detalles de cada tarea son diversos.
¿Qué incluye una estructura de desglose de trabajo?
Para terminar de entender qué es EDT y la mejor forma de hacerlo, te indicaremos lo que lleva su estructura.
Glosario de EDT
El glosario de EDT o diccionario permite explicar las tareas con detalle y que los miembros del proyecto puedan entenderlas. Además, se recomienda que participen personas de otros departamentos y que el glosario esté bien nutrido.
¿Qué se puede incluir? Descripciones, entregables, nombre de tareas, presupuesto, hitos, aprobaciones.
Descripción de tareas
Otra parte de la estructura es la descripción de tareas. Aquí se plasma el nombre de la tarea y su objetivo es que los miembros del proyecto puedan encontrarla fácilmente, no es necesario que sea tan detallada.
Responsables asignados a cada tarea
Tampoco podemos olvidar los responsables de cada tarea. Estos deben ser asignados y plasmados en el EDT, de tal forma que la comunicación sea más efectiva. Imagina que definas diferentes tareas y no entiendas quién debe ejecutarlas o supervisarlas.
Presupuesto de las tareas
En algunos proyectos pequeños no se requiere plasmar el presupuesto de las tareas, pero los más amplios pueden necesitar un seguimiento del mismo. Por ejemplo, se recomienda poner topes de presupuestos para cada tarea y así supervisarlas de manera efectiva.
Fechas de inicio y finalización de tareas
Aunque pueden existir modificaciones, dentro del EDT debe estar la fecha de inicio y posible fecha de finalización del proyecto. La mayoría define un periodo para hacer un seguimiento más ordenado y cumplir con cada tarea sin desperdiciar recursos.
Asimismo, una vez que asignas fechas podrás entender cuando ocurren demoras y qué problema ha surgido con respecto a las mismas.
Estado actual de la tarea
Por último, se debe plasmar el estado actual de las tareas, esto es parte del seguimiento de las mismas. Por ejemplo, se marcan con palabras como: activa, en progreso y finalizada. El control permite entender qué tan productivo está siendo el equipo en comparación con las fechas asignadas.
¿Cómo hacer una EDT paso a paso?
Una vez comprendida la estructura, te explicaremos los pasos esenciales para hacer una EDT.
- Crear y describir el enunciado del proyecto: Puede ser algo breve que identifique la visión del proyecto y su objetivo principal.
- Resaltar las fases: Se puede dividir el proyecto en diferentes fases, todo depende del tamaño. Aquí se consideran los presupuestos, plazos y demás elementos.
- Definir los entregables o resultados finales: Crear una descripción de los entregables para las fases antes definidas. Además, las fases cuentan con resultados finales antes de avanzar a la siguiente.
- Dividir los entregables en tareas manejables: Es la parte donde se plasman más detalles y permite que las tareas tengan secciones que faciliten su ejecución.
- Asignación de las secciones: Esta parte permite asignar cada tarea a cada miembro del equipo.
Ejemplo de EDT o estructura de desglose de trabajo
Si aún te quedan dudas sobre qué es EDT, con un ejemplo simple podrás comprenderlo mejor. En el gráfico encuentras un proyecto cuyo objetivo y tarea principal es la construcción de una casa.
Debajo irás encontrando el desglose con subtareas y lo que conlleva cada una. Recuerda que la magnitud del detalle dependerá del tipo de proyecto y el alcance. Existen gráficos mucho más extensos, con grupos de tareas y listas especificándolas.
