En el mundo empresarial, el plan operativo es vital para gestionar los negocios y llevar las operaciones por el camino adecuado. Dentro del mismo se logran definir recursos, objetivos y diversas acciones que se harán a lo largo de un año.
En ese sentido, si estás al frente de la gestión de empresas, considera que contar con un POA bien estructurado facilita el cumplimiento de metas y el mejor uso de los recursos. Muchas ideas de negocios exitosas se basan en una planificación detallada que permite anticiparse a desafíos y oportunidades.
Te invitamos a seguir leyendo este artículo para descubrir más detalles sobre el tema. Conoce el concepto amplio de plan operativo anual, sus características, beneficios, la estructura recomendada, los tipos que existen y cómo hacerlo.
¿Qué es un Plan Operativo Anual o POA?
El plan operativo anual es un documento que las empresas utilizan para establecer las estrategias y todas las acciones a llevar a cabo a lo largo de un año. Aquí se detallan los objetivos, recursos y actividades que estiman realizar en ese periodo de tiempo.
Sin embargo, no es un plan al azar, sino que debe contener información y coherencia con los valores, necesidades y plan estratégico principal de la empresa. El POA, de hecho, se puede considerar parte del plan estratégico, pero con vencimiento anual.
Características de un plan operativo anual
Entre las principales características de este plan operativo, tenemos las siguientes:
- Se alinea con el plan estratégico: No se puede hacer el POA si no se tiene a la mano el plan estratégico de la empresa. Lo siguiente, será realizar el plan en coherencia con el primero.
- Claro y conciso: No puede confundir al equipo. Debe ser claro, detallado y contener sólo información relevante. Los planes operativos largos tienden a confundir.
- Viabilidad: Debe ser algo viable y realizado por personas capacitadas sobre cada área. Crear un documento con estimaciones irracionales, solo hará perder el tiempo.
Beneficios de hacer un plan operativo
El plan operativo es esencial para poder cumplir objetivos a corto y mediano plazo. Esto también permite que se logren los objetivos estratégicos y a largo plazo de una organización.
Entre los principales beneficios tenemos:
- Informa sobre las actividades diarias y semanales que deben hacer los equipos.
- Sirve de guía para las operaciones y es un apoyo para lograr los objetivos estratégicos a largo plazo.
- Permite conocer las expectativas diarias de las operaciones y tener un mejor foco en las mismas.
Estructura de un plan operativo anual
El POA tener contar con los siguientes elementos básicos:
- Portada: Es una presentación en donde va el título, área y fecha.
- Índice: Específica los temas que se tratarán.
- Introducción: Es el abreboca para detallar la importancia del plan, lo que contiene, la metodología utilizada para su desarrollo y más datos.
- Justificación: Informa las razones por las cuales se creóel plan operativo y la manera en que ayuda a la empresa.
- Estructura organizativa: Indica quiénes son los responsables del POA, incluyendo sus actividades.
- Análisis FODA: Establece todo el entorno de la empresa, tanto interno como externo, para saber qué aspectos son influyentes.
- Objetivos estratégicos: Son objetivos a largo plazo y definen las metas que también van alineadas con el plan operativo.
- Objetivos tácticos: Son de mediano plazo.
- Metas: Nacen de los objetivos y deben ser: relevantes, medibles, específicos y cuantificables.
- Indicadores: Los que ayudan a entender cada nivel de productividad, eficiencia y eficacia.
- Resultados esperados: Se establecen de manera cualitativa o cuantitativa y van en coherencia con cada proyecto del plan.
Tipos de plan operativo
El POA es solo uno de los tipos de planes operativos que existen. Aquí te explicamos otros muy importantes.
- Plan operativo anual (POA): Del que hemos venido hablando y uno de los más conocidos. Es necesario para lograr los objetivos estratégicos y se renueva cada año.
- Plan operativo de proyecto: Se utiliza para brindar una guía sobre proyectos específicos y con plazos variables.
- Plan operativo táctico: Conlleva estrategias de 1 a varios años y relacionadas con los objetivos estratégicos.
- Plan operativo financiero: El que plasma la gestión de recursos financieros y con detalles de cada presupuesto para las actividades.
- Plan operativo de marketing: Proporciona detalles sobre estrategias de marketing y venta de productos o servicios.
- Plan operativo de Recursos Humanos: Enfocado en la gestión del talento humano y las operaciones relacionadas, tales como reclutamiento, capacitaciones y más.
Cómo hacer un plan operativo anual paso a paso
Ya hemos indicado la estructura de un POA, pero ahora aprenderás a realizarlo con consejos y un paso a paso.
Diseño de portada del plan operativo
En la portada debe ir el logo de la empresa, nombre y fechas para determinar hasta qué momento será válido el POA.
Redactar la introducción y justificación
La introducción se hace en dos partes. Primero es recomendable crear una breve con los detalles que abordará el plan, pero al terminar, se añaden otros elementos. Seguido de esto, se crea la justificación.
¿Qué debe llevar la justificación? Razones por las cuales se necesita el plan operativo y en lo que beneficia a la empresa a corto y mediano plazo.
Describir la estructura organizativa
Como siguiente paso, deberás hacer una descripción de la estructura organizativa y agregar a las personas responsables del POA. Mencionarás a los que han creado el plan y también a los que serán responsables de las tareas.
Aquí es importante proporcionar datos de contacto para que exista comunicación con los miembros del equipo.
Determinar objetivos
Los objetivos son la base de cualquier plan y el POA no será diferente. Lo ideal es hacerlo según estas interrogantes: ¿Son medibles, tienen coherencia con el plan estratégico, existen fechas límites para lograrlo, sabes quiénes son los responsables y cuentas con los recursos necesarios?
Determinar las metas
Para determinar las metas es ideal analizar los objetivos que hiciste antes y relacionarlas. Aquí también se debe contar con fechas límites para cumplir con actividades más específicas.
Es ideal hacer reuniones con especialistas de áreas para entender cómo organizar las actividades y priorizar las de mayor importancia. Una vez que se tenga todo claro, se finiquitan las metas.
Identificar indicadores
Cada indicador debe relacionarse con las actividades y tareas necesarias para lograr objetivos estratégicos. Una vez que logres identificarlos, deberás revisarlo con frecuencia para entender si el plan operativo va por buen camino.
Desarrollar los objetivos esperados
Los objetivos esperados se conectan con los resultados que se esperan lograr con el plan. De igual manera, se debe establecer un indicador para los mismos. Una vez que se termine con el POA, se analiza qué tanto se logró y qué no
Elaborar el presupuesto
Es vital para saber qué cantidad de recursos necesitan las actividades y tareas del plan. Aquí se analiza lo disponible según sueldos, gastos operativos, materias primas, herramientas y más.
¿Y qué es lo mejor que puedes hacer? Trabajar de la mano con el área de finanzas.
Ajustar el POA según necesidades
Por último, vamos a ajustar el plan según las necesidades que surjan. Lo ideal es que todo esté bien estructurado, pero puede haber nuevos imprevistos mientras se desarrolla y tocará reorganizar.
Los indicadores te ayudarán a entender cómo van los resultados y contrastado al planteamiento inicial, detectarás qué nuevo rumbo tomar.
