La calidad de la comunicación escrita en la empresa determina en gran medida la efectividad de una buena parte de sus acciones corporativas.
De ahí que resulte básico su gestión para evitar errores que muchas veces se ‘escapan’ y que perjudican la imagen de la organización o empresa.
1. El acuse de recibo
La primera forma de comunicación escrita que comentamos es el acuse de recibido es un documento formal o notificación que confirma la recepción de bienes, servicios, documentos, o cualquier otro tipo de correspondencia. Este acuse de recibo puede ser utilizado en diversas situaciones dentro de la empresa para asegurar que la entrega de materiales, información o servicios ha sido efectivamente recibida y reconocida por la parte destinataria.
Estructura del acuse de recibo
El texto constará de introducción (si es corto puede incluirse en el núcleo), núcleo (identificación del material recibido, fecha de recepción, comentarios sobre la calidad, el retraso u otras circunstancias relevantes) y conclusión (opcional).
Fraseología del acuse de recibo
Acabamos de recibir vuestro escrito con fecha de…/ En respuesta a su carta del día…/ De acuerdo con vuestra carta del pasado…/ Hemos recibido vuestra invitación al concierto de…
Ejemplo de Acuse de recibo
Los Ciervos
Derivados lácteos
Cañada Real de San Tarsicio, s/n
14125 BALSICAS
Adelaida Erice
Directora técnica Arquitecturas Democráticas
14002 CÓRDOBA
Estimada Sra. Erice,
Hemos recibido con fecha de hoy su informe sobre la adecuación de nuestras instalaciones a la plantilla de trabajadores de movilidad reducida. Le agradecemos la rapidez del envío y su buena disposición a aclararnos personalmente cualquier duda que pudiera surgir y a ampliarnos aquellos aspectos que convenga.
Por nuestra parte, sepa que estudiaremos detenidamente las propuestas de su equipo de trabajo, analizaremos su viabilidad y, tal y como quedamos, hacia finales de mes nos pondremos de nuevo en contacto con usted a fin de informarle sobre la decisión que haya adoptado la dirección.
Reciba un cordial saludo,
Gerardo Arístides Jefe de Logística
2. La comunicación de pago
Otra forma de comunicación escrita es la comunicación de pago es un documento emitido por una empresa o individuo para informar a un proveedor, empleado o cliente que se ha realizado un pago.
Estructura de la comunicación de pago
Saludo (cordial o formal, según la relación), introducción, núcleo (información sobre el pago), conclusión (agradecimientos o disculpas, opcional) y despedida (según el saludo).
Fraseología de la comunicación de pago
Les comunicamos que con fecha X, hemos efectuado una transferencia…/ Les comunicamos que hemos satisfecho el pago pendiente de su factura…/ Adjuntamos a esta carta un cheque por valor de X en calidad de pago por su factura…
Ejemplo de la comunicación de pago:
IMPASA
c /Constitución, 1
16013 CUENCA
Comercial Arderisa
Plaza de Urbión, 16
16002 CUENCA
Señores,
Les comunicamos que hemos satisfecho el pago pen- diente de su factura no 3545, con fecha de 2 de abril de 1997, mediante una transferencia bancaria a la cuenta que en su día nos indicaron, correspondiente a su instalación de una red eléctrica en nuestra oficina.
Tal y como acordamos, la segunda parte del pago, correspondiente a su factura no 3.546, les será abonada antes del 5 de junio.
Atentamente,
Jorge González
Administrador
Cuenca, 3 de diciembre 2020
3. Convocatoria de reunión
La convocatoria de reunión es una comunicación escrita formal enviada a los participantes para notificarles sobre la celebración de una reunión.
Estructura de la convocatoria de reunión
En el texto se incluirá un saludo (puede ser de proximidad), núcleo (motivo de la convocatoria), datos (lugar, día y hora), orden del día (puntos que se tratarán), parte opcional (referencia a la importancia de la reunión) y despedida.
Fraseología de la convocatoria de reunión
Le comunicamos que el próximo día…/ Le convocamos a la junta ordinaria de accionistas…/ El orden del día será el siguiente…/ Se ruega puntualidad…/ Su asistencia es importante…
Ejemplo de la convocatoria de reunión
Ejemplo de la convocatoria de reunión
Ref: 3/ dic-17
Asociación de Fabricantes Lácteos
Avda. Pablo Castellanos, 36
50002 Zaragoza
Sr. José Frutos Marcos
San Sebastián, 16
50006 Zaragoza
Estimado socio:
Le convocamos a la reunión que se celebrará el próximo miércoles 5 de diciembre a las siete de la tarde en los locales de la Asociación. El orden del día será:
– Lectura y aprobación del acta anterior.
– Propuesta de ampliación de los locales.
– Creación de una comisión económica.
– Turno abierto de palabra.
Su asistencia es importante, sobre todo si tiene disponibilidad para ser miembro de la comisión económica.
Cordialmente.
Pedro Canales
Presidente
Zaragoza, 3 de diciembre de 2020
4. Rescisión de contrato
La rescisión de contrato es una notificación formal o comunicación escrita que indica la terminación de un acuerdo contractual entre las partes involucradas.
Estructura de la rescisión de contrato
El escrito puede consistir en una carta cuya información principal sea la solicitud de rescisión del contrato en una fecha estipulada. Igualmente, puede tratarse de una simple nota de declaración que incluya fecha y firma.
Fraseología de la rescisión de contrato
En lo referente al contrato… firmado en fecha…/ Le comunicamos que el próximo día… finaliza…/ Les ruego que den por finalizada la vigencia del contrato…
Ejemplo de rescisión de contrato
BIT INFORMÁTICA
Ronda Zamenhoft, 3
28910 Las Rozas
Sr David Lucas
Alcalde de Móstoles, 4, 7º B
35040 LAS MUELAS
Estimado señor Lucas:
Le recordamos que el próximo 12 de junio finaliza el contrato de seis meses que usted firmó con nuestra empresa el día 12 de enero de 2017.
A partir de dicha fecha, en el Departamento de Personal tendrá a su disposición la documentación que le permitirá justificar su situación laboral en lo referente a la Seguridad Social y al subsidio de paro.
En nombre de la empresa, le agradecemos los servicios prestados.
Atentamente,
José María Mulero March
Jefe de Personal
Las Rozas, 15 de mayo de 2020
5. Carta de reclamación de una empresa
La carta de reclamación de una empresa es una comunicación escrita formal dirigida a un proveedor o prestador de servicios para expresar insatisfacción con un producto o servicio recibido.
Estructura de reclamación de una empresa
En el texto se incluirá un saludo (neutro o que señale la clase de relación que la empresa mantiene con el destinatario), introducción, núcleo (solicitud explícita), conclusión (expectativa de solución rápida) y despedida (formal).
Fraseología de reclamación de una empresa
Debido a algún error todavía no hemos recibido la documentación que le solicitamos…/ Confiamos en que pueda solventar el error con la mayor brevedad posible…
Ejemplo de reclamación de una empresa
Ediciones Naturales SA
Departamento de Suscripciones
c/ Fuenlabrada, 33
33007 OVIEDO
Arturo Sancristóbal Gimeno
Plaza del Registro, 15
13003 CIUDAD REAL
Estimado suscriptor,
El pasado 30 de enero nos dirigimos a usted con el objetivo de comunicarle que había finalizado el periodo de su suscripción a la revista ‘Pesca y caza ibérica’ correspondiente a su último pago. Dicha carta adjuntaba un impreso de tramitación de pago de la suscripción del año 2017.
Si bien no hemos interrumpido el envío de la revista, no hemos recibido aún el mencionado importe.
A fin de actualizar su suscripción, le rogamos nos remita el impreso de domiciliación bancaria, o bien un cheque con el importe de la suscripción anual. De no estar interesado en seguir recibiendo la publicación, le agradeceríamos que nos lo comunicara. En caso de no recibir noticias suyas antes de quince días, nos veríamos obligados a suspender el envío de la revista.
Atentamente,
Carmina Berlanga
Departamento de Suscripciones
Oviedo, 16 de junio de 2020
6. Servicios profesionales
Los servicios profesionales son otra forma de comunicación escrita que se refieren a la prestación de conocimientos especializados o habilidades por parte de individuos o empresas en áreas como consultoría, asesoría legal, contabilidad, ingeniería, entre otros.
Estructura de servicios profesionales
El texto debe constar de cinco partes diferenciadas: saludo (neutro y formal), introducción (descripción general de los servicios ofrecidos), núcleo (descripción más completa, pero no exhaustiva de los servicios ofrecidos) y despedida (neutra).
Fraseología de servicios profesionales
Me dirijo a su empresa a fin de ofrecerles mis servicios como…/ Les remito información sobre mis tarifas…
Ejemplo de servicios profesionales
Alberto O’Connor Triana
Avenida de la Luz, 66
Tel.: 345 67 89 04003 ALMERÍA
Strauch Promotions
Plaza de la Reconciliación, 7
45005 TOLEDO
Señores,
Me complace dirigirme a ustedes a fin de ofrecerles mis servicios como traductor e intérprete para el departamento de relaciones internacionales de su empresa.
Desde hace seis años trabajo para diversas empresas como traductor de textos en inglés y alemán. Por otra parte, tengo una gran experiencia en tareas de interpretación simultánea en dichas lenguas en congresos.
Les adjunto información sobre mis datos personales, titulaciones y tarifas habituales. No duden ustedes en ponerse en contacto conmigo para cualquier ampliación de dicha información. Por otra parte, estaría encantado, sin compromiso alguno por su parte, de poder ofrecerles personalmente una explicación más detallada de mis servicios.
Atentamente,
Alberto O’Connor Triana
Almería, 31 de enero de 2020
7. Comunicado interno
El comunicado interno es un mensaje de comunicación escrita distribuido dentro de una empresa para informar a los empleados sobre noticias, cambios de políticas, eventos o cualquier otra información relevante.
Estructura de un comunicado interno
Nombre del documento, emisor, destinatario, referencia (código de clasificación: número de orden, abreviatura de la unidad emisora, de quienes lo han redactado), asunto, mensaje (introducción, exposición y conclusión o síntesis de los hechos) , firma, fecha e información complementaria (anexos, personas que reciben copia…).
Fraseología de un comunicado interno
Como verán, hemos detallado…/ Esperamos vuestra respuesta cuanto antes…
Ejemplo de un comunicado interno
COMUNICADO INTERNO
DE: Secretaría Dirección General
A: Servicio Técnico, Laboratorio, Mercadotecnia
REF.: SDG35/2017
ASUNTO: Acta reunión 3 de abril
MENSAJE: Os envío el borrador del acta de la última reunión a fin de que confirméis mi interpretación de vuestra intervención relativa a las nuevas máquinas PD705, o bien para que propongáis una redacción mejor desde el punto de vista técnico.
Os agradecería que me enviaseis vuestra respuesta antes del día 10.
Muchas gracias.
Firma: Juan Antonio Canterano Redondo
FECHA: 5 de abril de 2020
ANEXOS: Acta de reunión 3 de abril (borrador)
8. Envío de documentación
El envío de documentación es el proceso de remitir documentos importantes a otra parte mediante el uso de la comunicación escrita, ya sea dentro o fuera de la organización.
Estructura del envío de documentación
Datos del emisor, datos del receptor, saludo (neutro o cordial), introducción (comunicación del envío), núcleo (especificación clara de su contenido) y aclaraciones (si procede, instrucciones para el destinatario referentes a los textos tramitados).
Fraseología del envío de documentación
Le enviamos adjunta la lista de los inscritos…/ Adjuntamos una copia de los acuerdos…/ Os enviamos los siguientes documentos…
Ejemplo del envío de documentación
Ediciones La isla de Coral
c/ Bartolomé de las Casas, 3
41006 Sevilla
Gabriel García Monforte
Avda. Hispanidad, 21 3º 2ª
11540 Sanlúcar de Barrameda
Estimado señor García Monforte:
Le enviamos el contrato de la edición de la obra (de la cual es usted coautor) ‘Corrientes poéticas del siglo XIX en la Cartagena de Indias’.
Debe firmar todas las copias en el margen izquierdo de cada una de las páginas a excepción de la última de ellas, en la que deberá hacerlo en el lugar indicado. A continuación, le agradeceríamos que nos devolviera el contrato a fin de que nuestra editorial pueda formalizarlo convenientemente.
Gracias por su colaboración.
Atentamente,
Margarita Crespo de Torres
Secretaria de Ediciones
Sevilla, 17 de julio de 2020
9. Carta de bienvenida a la empresa
La carta de bienvenida a la empresa es una comunicación escrita enviada a nuevos empleados para darles la bienvenida oficial a la organización.
Estructura de la carta de bienvenida a la empresa
El escrito se inicia con un saludo (cordial), una introducción opcional (felicitación por la plaza obtenida), el núcleo (deseos de éxito en la nueva etapa profesional), la conclusión (ofrecimiento de apoyo) y una despedida (cálida y cordial).
Fraseología de la carta de bienvenida a la empresa
Te ofrecemos nuestros mejores deseos de éxito…/ Deseamos darte nuestro apoyo…/ Queremos que te sientas a gusto…/ Estamos encantados de tener un nuevo compañero…
Ejemplo de la carta de bienvenida a la empresa
BANCATEL
Dpto. de Personal
Martín Arístides
Dpto. de Riesgo
Estimado Martín:
En nombre de Bancatel y en el mío propio, te felicito por la buena preparación que has acreditado en el proceso de selección y te doy la bienvenida a nuestra empresa. Deseamos que te sientas muy a gusto entre nosotros y que esta nueva etapa de tu vida profesional constituya todo un éxito.
Como ya sabes, Joseba Galbarriatu te presentará a tus nuevos compañeros de trabajo y te ayudará a familiarizarte con tu nuevo puesto de trabajo. Si necesitas cualquier cosa, no dudes en ponerte en contacto con el Área de Recursos Humanos: estoy a tu entera disposición.
Cordialmente ,
María Joubait,
Directora de Recursos Humanos
Irún, 30 de junio de 2020
10. Carta de felicitación
La carta de felicitación es una comunicación escrita que se utiliza para reconocer y celebrar los logros o eventos especiales de una persona o grupo.
Estructura de la carta de felicitación
El escrito se divide en un saludo (cordial), introducción (felicitación y referencia al motivo de la misma), núcleo (comentario sobre la ocasión que motiva la felicitación), conclusión (expresión de disponibilidad) y despedida (de acuerdo con el tono del saludo).
Fraseología de la carta de felicitación
Deseamos expresarle nuestra enhorabuena por…/ Reciba nuestra más sincera felicitación…/ Hemos recibido con satisfacción…
Ejemplo de la carta de felicitación
Construcciones Cárdenas
Paseo de la Castellana, 325
96875 MADRID
Salvador Morán
Rehabilitaciones Morán
Velázquez, 45
95847 MADRID
Estimado amigo.
En nombre propio y en el de toda la empresa, me complace especialmente felicitarle por su reciente nombramiento como presidente de la Asociación Profesional de la Construcción y la Rehabilitación.
En nuestra opinión, los votos de los socios no sólo han puesto de manifiesto su gran prestigio personal y profesional, sino que además han demostrado la gran confianza que todos tenemos depositada en usted.
Espero tener pronto la ocasión de poder felicitarle personalmente y de ofrecerle mi más sincera colaboración.
Cordialmente ,
Anselmo Horcadas Director
Madrid, 30 de abril de 2020
11. Descargo
El descargo es un documento o forma de comunicación escrita en el que una parte renuncia a reclamar responsabilidades o derechos sobre una determinada situación o conflicto.
Estructura del descargo
En un texto de este tipo deberán figurar todos los datos de la empresa (NIF, domicilio y número de teléfono), núcleo (hechos imputados, alegaciones y enumeración de documentos adjuntos), la fecha y la firma del representante legal.
Fraseología del descargo
Comparezco y presento este pliego de descargos…/ En calidad de representante legal, comparezco y presento este pliego de descargos…
Ejemplo del descargo
SIFAM SL, con NIF no 39.301.486Q, domicilio en Puebla de Trives (Orense), calle Mayor, no 5, 3ª planta, CP 32002, teléfono 25 24 63, comparezco y presento este pliego de descargos de acuerdo con los argumentos siguientes:
HECHOS IMPUTADOS: Vertido ilegal de mercurio inorgánico en el embalse de Leboreiro, de acuerdo con el resultado de los análisis efectuados el día 18 de junio de 2016 a partir de la muestra recogida a trescientos metros de las instalaciones de SIFAM SL, según el expediente…
ALEGACIONES
1. Que la empresa SIFAM SL, a la que represento, no utiliza habitualmente mercurio, ni ninguno de sus derivados, en su proceso de producción.
2. Que, próximas a nuestras instalaciones y también a la vera del embalse de Leboreiro, existen otras empresas establecidas que, muy probablemente, utilizan mercurio.
DOCUMENTOS ADJUNTOS
1. Diagrama de flujos proceso productivo de SIFAM SL.
2. Afluencias de mercurio vertidas en 2017.
Puebla de Trives ,
17 de abril de 2020
(firma)
JUNTA DE SANEAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE MEDIO AMBIENTE DE LA XUNTA DE GALICIA
12. Autorización
La autorización es un documento o comunicación escrita que concede permiso a una persona o entidad para realizar una acción específica en nombre del autorizador.
Estructura de un autorización
En el texto deberán figurar los datos personales del autorizante (NIF, edad, domicilio y teléfono), núcleo (Autorizo a… –nombre y datos del autorizado–), la fecha y las firmas (del autorizante y del autorizado).
Fraseología de un autorización
Autorizo a la persona cuyos datos se indican…/ En mi calidad de representante legal de…/ En mi calidad de presidente de…
Ejemplo de un autorización
SERGIO MORENO MARTÍNEZ, con DNI no 33 456 472, presidente de RESCA SL, NIF Q-44 7734 G, con domicilio social en Santander, paseo del Mar, 33, tel. 452 67 00,
AUTORIZO A
ANA SASTRE PARRA, con DNI no 56 786 564, de 28 años, trabajadora de la empresa, a recoger la documentación que la empresa presentó en su día en el Ayuntamiento de Santander con motivo del concurso de adjudicación de las obras de construcción del parque infantil Antonio Machado.
Santander, 5 de julio de 2020
Autorizante,
Persona autorizada,
13. Carta de invitación
La carta de invitación es una comunicación escrita que invita a una persona o grupo a participar en un evento, reunión o actividad específica.
Estructura de un carta de invitación
En la invitación se incluye una introducción (objetivo de la carta: referencia al acto), el núcleo (referencia al contenido de la actividad) y la conclusión (expresión del deseo de que el destinatario acuda al acto).
Fraseología de una carta de invitación
Os comunicamos que el próximo día… se celebrará… y desearíamos contar con vuestra participación…/ Adjuntamos dos invitaciones para…/ Nos gustaría que pudierais asistir…
Ejemplo de una carta de invitación
SIMBO, SA
Selección bovina
39200 REINOSA
Explotaciones Ganaderas Espinilla (EGE)
Jorge e Ignacio Chacón
Directores técnicos
Estimados clientes:
Mediante la presente deseamos comunicaros que tenemos previsto asistir a Expobovi 17 y nos complace invitaros a visitar dicha feria. Estaremos entre los días 10 y 13 de noviembre en la caseta 35b, pabellón 10.
Por otra parte, también queremos comunicaros que el jueves 12 de noviembre, a las 10 de la mañana, Mauricio Planas, nuestro director de Producción, llevará a cabo una presentación de las últimas novedades sobre las líneas de mejora genética de la raza Holstein. En nuestra opinión, esta conferencia puede interesaros ya que lo expuesto puede aplicarse en las granjas de EGE.
Confiamos en poder saludaros personalmente en la feria. Mientras tanto, aprovechamos la ocasión para saludaros cordialmente.
Manuel Paniagua
Director de Mercadotecnia
Reinosa, 2 de noviembre de 2020
14. Autopresentación
La autopresentación es una carta, comunicación escrita o mensaje en el que una persona se presenta a otra, proporcionando información sobre su identidad, antecedentes, y motivos de la comunicación.
Estructura de una autopresentación
El escrito constará de un saludo (en un tono cordial), una introducción (presentación del emisor), el núcleo (disponibilidad u ofrecimiento de servicios), la conclusión (invitación a una relación más directa) y la despedida (cordial como el saludo).
Fraseología de una autopresentación
He asumido recientemente el cargo de…/ Puede usted contar con mi asesoramiento sobre…/ Espero contar con su confianza…/ Estoy a su servicio como jefe de ventas de…
Ejemplo de una autopresentación
BANCA DE OVIEDO
Avda. del Cantábrico, 34
33012 Oviedo
Sra. Carmen Turner
Avda. del Cantábrico, 74
33006 Oviedo
Estimada Sra. Turner:
Me complace informarle que he sido nombrado nuevo director de su delegación de la Banca de Oviedo.
Como usted ya sabe, nuestra entidad cuenta con una amplia gama de servicios y modalidades de ahorro e inversión, que siempre pueden ajustarse a sus necesidades concretas. Así, estoy a su entera disposición para cualquier consulta o asesoramiento que pudiera ser de su interés.
Confío en tener pronto la oportunidad de saludarla personalmente.
Cordialmente,
Ramón Uribe
Director de la delegación nº 23
Oviedo, 10 de septiembre de 2020
15. Carta de queja
La carta de queja es una comunicación escrita formal utilizada para expresar insatisfacción o preocupación sobre un producto, servicio, o situación específica.
Estructura de una carta de queja
Identificación (datos del emisor), fórmula de solicitud (introducción de los motivos de la queja y fundamento legal), motivos (exposición del motivo de la queja), datación (población, día, mes y año), firma y destino (órgano competente en la materia o bien funcionario responsable).
Fraseología de una carta de queja
Solicito, de acuerdo con el artículo X de la Ley X…/ Pido que esta queja conste como…
Ejemplo de una carta de queja
MARGARITA PONCE NIEBLAS, con DNI no 39.301.486, residente en Alfaro (La Rioja), calle Conquistadores, 3, 3ª B, 26540 Alfaro, teléfono 25 24 63,
SOLICITO, de acuerdo con el artículo 24.3 de la Ley 37/2015, básica de las Cámaras Oficiales de Comercio, Industria y Navegación, que esta QUEJA conste como presentada y a todos los efectos que puedan derivarse de ella, debido al motivo que se expone a continuación:
1. Que he recibido del Ministerio de Fomento una propuesta por escrito referente a la expropiación de un terreno de mi propiedad para la construcción del trazado del TGV, y que tal propuesta no corresponde a la cantidad pactada inicialmente en la reunión celebrada el pasado día 2 de junio en el Ayuntamiento de Alfaro con el señor Juan Antonio Rodríguez de las Heras, director general de Obras Públicas de este departamento.
Alfaro, 17 de noviembre de 2020
(firma)
DIRECCIÓN GENERAL DEL MINISTERIO DE FOMENTO
16. Solicitud
La solicitud es una carta, comunicación escrita o documento mediante el cual se pide formalmente algo a una persona o entidad, como un permiso, información, o un servicio.
La solicitud es una carta, comunicación escrita o documento mediante el cual se pide formalmente algo a una persona o entidad, como un permiso, información, o un servicio.
Estructura de una solicitud
Datos personales, exposición de hechos (se explica el motivo de la solicitud tras la fórmula introductoria “expongo…” o “expone que:”), solicitud (explícita tras la fórmula “pido/e que” o “solicito/a que”), fecha, firma y destinatario.
Fraseología de una solicitud
Expone: Que nuestra empresa se encuentra en un periodo de falta de liquidez…/ Solicita: Que de acuerdo con lo que establece la Ley…
Ejemplo de una solicitud
CELIA CARVAJAL ESTÉVEZ, con DNI no 23 453 476, nacida en Atenas (Grecia), de 38 años y con domicilio en Vigo, plaza de la Constitución, 12.
EXPONE: Que se dedica a la elaboración de derivados de la leche y a la comercialización de productos alimentarios tradicionales en la tienda de su propiedad ubicada en Vigo, calle Rosalía de Castro, 24.
SOLICITA: Participar en el concurso de adjudicación de casetas de venta de productos naturales y tradicionales de la plaza del Mercado para el año 2018.
Vigo, 4 de enero de 2020
(Firma)
EXCMO. AYUNTAMIENTO DE VIGO
