Muchas empresas cuentan con manual de procedimientos para apoyar sus operaciones y actividades estandarizadas. Aquí te explicamos cómo funcionan.
¿Alguna vez has comprado un producto que trae manuales con instrucciones? Aunque en el mundo de los negocios no funciona tan simple, existen elementos parecidos. Un manual de procedimientos es un documento que contiene las operaciones estandarizadas de una empresa y que ayuda a los empleados a trabajar con las directrices adecuadas.
En la gestión de negocios, se debe contar con un manual de procedimientos bien estructurado que facilite la organización y el control de las actividades diarias. Además, si estás en el proceso de crear tu empresa, puedes definir estos procedimientos desde el inicio y te permitirán sentar buenas bases.
Para que conozcas más del tema, te invitamos a seguirnos a lo largo del artículo y descubrir la importancia de un manual de procedimientos, los tipos que existen, la estructura que debe llevar, cómo hacerlo y más detalles.
¿Qué es un manual de procedimientos?
Desde el punto de vista de los negocios, los manuales de procedimientos son documentos que reflejan las actividades, reglas, normas y pautas que tiene una empresa. Esto permite que se definan mejor algunos procesos y los equipos trabajen con más orden.
Algunos de sus objetivos son mantener la calidad en cada procedimiento y hacer que los empleados trabajen con eficiencia en torno a ellos. Sin duda, es algo esencial para incrementar la productividad y mejorar la cultura organizacional.
Importancia de un manual de procedimientos para las empresas
Aunque cada empleado puede entender qué tarea debe realizar y cuáles son sus funciones, el manual de procedimiento es un documento y herramienta de apoyo para mantener la eficiencia. También ayuda a que la comunicación, en temas organizacionales, sea más efectiva, ya que existe un soporte de cómo y por qué se hacen las cosas.
Por otro lado, según la naturaleza de la empresa, el objetivo del manual será diferente y plasmará operaciones diferentes. No obstante, todos tienen en común que existen directrices claras sobre los procesos y qué resultados deberían obtenerse con los mismos.
En resumen, los empleados no trabajarán a ciegas y podrán desenvolverse mejor en cada actividad. Las operaciones estarán reguladas con el fin de garantizar excelentes resultados.
¿Para qué sirve un manual de procedimientos?
Después de conocer el concepto puedes intuir para qué sirve este manual. Sin embargo, te vamos a detallar utilidades muy específicas.
- Delimita responsabilidades: Permite que los empleados y equipos tengan los roles delimitados y se enfoquen en tareas específicas. El documento puede reflejar qué debe hacer y cómo debe hacerlo cada persona, ayudan a no tener cargas que no le corresponden.
- Establece expectativas de desempeño: Refleja lo que se espera que se haga, al igual que las expectativas sobre los involucrados y los resultados. Es un factor determinante para poder modificar o mejorar los procesos.
- Evita la duplicidad de tareas o funciones: Es un documento que refleja claramente lo que se debe hacer y lo qué se encuentra presente, lo cual permite identificar cada elemento de los procesos, evitando así que se dupliquen tareas o funciones entre equipos y empleados.
- Identifica oportunidades de mejora en la ejecución: Sirve para identificar oportunidades y mejorar cada procedimiento. Por ejemplo, automatizar algunas tareas.
Tipos de manual de procedimientos para empresas
Existen varios tipos de manuales de procedimientos y los conocerás por categoría. A continuación, te los explicamos.
Manual de procedimiento según su ejecución
Son los documentos que se diseñan para apoyar a los empleados al momento de ejecutar las tareas propias de su puesto. Además, se considera cómo se realiza cada actividad, ya que algunas no son individuales.
- Individuales: El que se diseña para cada empleado de forma aislada.
- Colectivos: Se dirige para grupos, equipos o colaboraciones entre dos o más empleados.
- Departamentales: Diseñados para un área específica de la empresa.
- Manuales operativos: Pueden ser diseñados para diferentes áreas y de una manera muy específica para cada una.
Manual de procedimiento según su área
Son los que se diseñan según el departamento y un área específica de la organización. Algunos ejemplos son:
- Manuales financieros: Los que se hacen para los departamentos de áreas contables.
- Manuales de contratación: Orientados al departamento de Recursos Humanos.
- Manuales administrativos: Diseñados para el personal de oficina.
- Manuales industriales: Los que diseñan para la plantilla que hace trabajo de fábrica.
Manual de procedimiento según su función
La otra categoría es el manual de procedimientos según su función. Aquí existen dos grupos:
- Manuales generales: Diseñados para que los líderes de la organización puedan hacer seguimiento de las metas y objetivos, mientras tienen una perspectiva más amplia de las operaciones.
- Manuales específicos: Son los que tienen datos más detallados y se enfocan en funciones más específicas.
Estructura de un manual de procedimientos para empresas
Si deseas crear un manual de procedimientos, primero debes conocer qué estructura suele llevar. A continuación, te las presentamos.
- Portada y página de presentación: Al igual que un libro, debe tener una portada que refleje el título del documento y la identidad de la empresa. Mientras que la página de presentación, debe decir el propósito del manual.
- Índice o tabla de contenidos: Aquí se organizará todo el contenido que se irá desarrollando a lo largo del manual, y permite que se encuentre más rápido.
- Introducción y objetivo del manual: Se desarrollará la visión general del manual y se crean expectativas sobre el contenido.
- Descripción de procedimientos: Es la parte más robusta. La misma puede tener diversas categorías y partes, ya que hablará de las operaciones, forma de gestión, posibles resultados, instrucciones y muchas cosas más.
- Políticas y normas: Es la sección que refleja todas las pautas y reflejas a seguir por cada empleado, grupo, departamento o área de la organización.
- Glosario y anexos: Es un complemento que sirve para entender algunos términos muy técnicos y complementar la explicación de las operaciones.
¿Cómo hacer un manual de procedimientos paso a paso?
Una vez conocida la estructura, es momento de aprender a realizar nuestro manual de procedimiento con varios pasos fácilmente explicados.
- Planifica y analiza: Antes de dar cualquier paso, debes planificar todo y analizar cada detalle sobre el futuro manual. Aquí irás definiendo objetivos, hasta qué punto alcanzará o servirá el documento, qué relevancia tiene y sobre qué expectativas se desarrollará.
- Decide la estructura y el formato: Más arriba te explicamos la estructura general de estos manuales, sin embargo, debes definir las diferentes secciones, en especial del contenido más robusto. Puedes agrupar tareas, hacer subsecciones y más formas de organizar datos.
- Descubre los procedimientos: Debes desarrollar este contenido con palabras fáciles de entender y evitando términos engorrosos. Puedes utilizar introducciones para cada sección y procedimiento, después detalles directos y claros, pero desglosando lo que sea necesario.
- Busca ejemplos y casos prácticos: Si plasmas esto, ayudará a que los empleados comprendan mejor la información, ya que lo asociarán a posibles casos reales.
- Haz revisiones y actualizaciones: Una vez que cumplas con todo lo anterior, tendrás el manual, pero debes revisar de forma periódica el contenido que se desarrolló, ya que podría necesitar mejoras o actualizaciones.
Ejemplos de manuales de procedimientos
Para terminar, te dejaremos algunos ejemplos de manuales de procedimientos. En concreto, te mostraremos las estructuras y hacia quienes va orientado este estilo de documento.
Ejemplo de estructura de manual de procedimiento administrativo
Este ejemplo cuenta con la siguiente estructura en su contenido:
1. Identificación.
2. Índice.
3. Introducción.
- Objetivos del manual de procedimientos.
- Alcance del manual.
- ¿Cómo usar este manual de procedimientos?
- Recomendaciones y prácticas.
- Gráficos de interés.
4. Instructivos.
Con esta estructura se establecen todas las operaciones y protocolos a seguir en el área administrativa de la organización.
Ejemplo de estructura de manual de procedimientos para identificar riesgos
Este no es solo para un departamento específico, sino por una razón específica. El documento ayuda a identificar aquellas situaciones riesgosas y la mejor manera de prevenir los riesgos laborales. También se considera un apoyo para la seguridad física y emocional de los trabajadores.
La estructura es la siguiente:
1. Identificación.
2. Índice.
3. Introducción.
4. Política de prevención de riesgos laborales.
5. Evaluación de riesgos.
6. Planificación para eliminar, reducir o controlar los riesgos.
7. Control de los sistemas de prevención.
La variación de la estructura dependerá del tipo de empresa que diseñe el manual y las necesidades de cada una.
