El kaizen empresarial es uno de los métodos más efectivos para lograr cambios significativos a mediano y largo plazo. Te diremos todo lo que debes saber.
El kaizen empresarial es una de esas metodologías que puedes aplicar en la vida y los negocios. Todas las personas adultas debemos ocuparnos de aspectos diversos en nuestro día a día, desde las relaciones sociales, hasta las actividades de nuestro puesto de trabajo. Y cada una de ellas se puede mejorar de manera continua.
De eso trata el kaizen, para muchos es una filosofía de vida y se ha aplicado a múltiples organizaciones. Si los empleados, de cualquier nivel, mejoran los procesos y potencian las ideas de negocio en pequeñas cantidades, lograrán grandes resultados con el paso del tiempo.
Con este artículo vamos a profundizar en todo lo relacionado con la mejora continua kaizen. Explicaremos su concepto, el origen de la filosofía, las características, ventajas y cómo se puede implementar con pasos específicos.
¿Qué es la metodología Kaizen?
Muchos lo conocen como kaizen empresarial o mejora continua kaizen. Se trata de una metodología y filosofía asociada a mejorar los negocios en cualquier aspecto. Puede ser desde sus estrategias más complejas, hasta sus actividades más simples de ejecutar.
No obstante, la esencia del kaizen está en que los cambios y mejoras deben ser graduales y continuos, no implementarlos de forma radical. Puesto que si se realizan poco a poco, es más probable que se obtengan buenos resultados a mediano y largo plazo.
La metodología permite fomentar una cultura de constante evaluación y mejora de procesos, productos y servicios. También promueve la eficiencia, calidad y participación activa de los empleados.
Origen de la filosofía kaizen
La palabra kaizen es de origen japonés y significa “cambio – bueno”, pero la filosofía se comenzó a desarrollar más en Estados Unidos para la época de la Segunda Guerra Mundial. La misma formaba parte de un programa de entrenamiento en dicho país, para después pasar a Japón, donde obtuvo su nombre definitivo y se potenció.
Algunos se preguntan por qué no evolucionó más en Norteamérica y sí en Japón. Esto se debe a las circunstancias históricas. En el país asiático ocurrió una gran crisis después de la guerra y necesitaron de varias estrategias efectivas para poder salir adelante.
Allí intervino Kaizen, motivando las pequeñas mejoras y logrando grandes resultados. Llegado 1960, Japón logró recuperar mucho de sus recursos y siguió creciendo, hasta la actualidad, como uno de los países más estables del mundo.
Características de la metodología Kaizen
Las características de esta metodología son las siguientes:
- Requiere de un cambio de mentalidad: A pesar de que el mercado exige que las empresas tengan cambios más rápidos, con el Kaizen se debe eliminar la mentalidad de radicalismo. Es necesario ir de forma más paulatina para lograr los objetivos.
- Es sobre pequeños cambios: No es una metodología que quiera eliminar de golpe la forma de hacer las cosas, sino de irlas cambiando poco a poco para mejorarlas. Por supuesto, todo con un plan bien pensado y aprovechando las oportunidades.
- Tiene un enfoque integral: Esta es otra característica que define el Kaizen empresarial. Permite la sinergia y unión de los recursos y talentos humanos de una empresa para lograr un mismo objetivo.
- Se emplea pensando en los procesos: Todas las empresas que implementan el Kaizen, deben trabajar pensando en los procesos y en las cadenas de trabajo para ser más productivos.
- Tiene una etapa de planeación: Antes de comenzar a implementarlo, se realiza una planeación detallada para rectificar los objetivos y la manera de hacer las cosas.
Ventajas del Kaizen empresarial
Como te puedes imaginar, el Kaizen empresarial tiene diversas ventajas, alguna de ellas son las siguientes:
- Eleva la moral: Todas las empresas quieren ser productivas y eficientes, por ello, mediante el Kaizen empresarial se pretende elevar su moral al permitirse cumplir objetivos con pequeños cambios. Esta metodología logra más sentido de pertenencia y valor en las organizaciones.
- Impulsa la mentalidad positiva: Permite que los empleados tengan un mejor clima organizacional, sean proactivos y se inspiren a seguir mejorando los procesos.
- Estandariza procesos: Apoya a los empleados mediante un mejor uso de las herramientas de trabajo y estrategias más efectivas. Al mismo tiempo, crea protocolos para hacer las mejoras en varios periodos.
- Hace que el empleado se sienta más satisfecho: Al mejorar el ambiente laboral y los procesos, logra la satisfacción de los empleados y la motivación a seguir cumpliendo los objetivos.
- Incrementa la eficiencia y productividad: Relacionado con los puntos anteriores, el Kaizen empresarial logra que existan procesos mejor planificados, empleados más motivados y tareas mejor hechas. Al final se traduce en eficiencia y productividad.
¿Cómo implementar Kaizen empresarial paso a paso?
Ahora que comprendemos mejor esta metodología, llegó el momento de aprender a implementar kaizen empresarial, paso a paso.
Crea un equipo de trabajo
Antes de realizar cualquier cosa, se necesita crear un equipo de trabajo con personas motivadas a implementar la metodología kaizen en la organización. Ellos serán responsables de impulsar los procesos, pero deberán ser lo más diversos posibles. Se recomienda incluir roles importantes de todas las áreas para que aporten más experiencia y valor.
Define los objetivos
Es imposible implementar cambios o estrategias, si no se definen los objetivos. Como segundo paso, tocará hacer esto para comprender qué se desea mejorar específicamente y qué se pretende lograr a corto, mediano y largo plazo. Todos deben tener conocimiento de qué se hará y trabajar en pro de eso.
Analiza los datos
Continuamos con el análisis de los datos. Aquí toca ser muy minucioso, puesto que se determinará en donde ocurren fallas y cómo se están haciendo las cosas. Requiere de una visión amplia del negocio y por ello se usarán herramientas efectivas, tales como: Diagrama de Pareto, hoja de chequeo o de verificación, diagrama de dispersión, entre otros que permitan evaluar la situación.
Monitorea el proceso
Una vez que logres lo anterior, necesitarás monitorear cada aspecto de los procesos. Aquí es donde debes ver los datos recolectados y verificar uno por uno. Además, te permitirá entender los daños y las debilidades de la empresa.
Diseña y ejecuta un plan de acción
Después de monitorear e identificar cualquier tipo de daño, llegará el momento de diseñar y ejecutar el plan de acción. El equipo que se ha designado, deberá aportar con toda su experiencia para concretar las mejores ideas y llevarlas a cabo de manera progresiva, paso por paso y en pequeños cambios.
Realiza un seguimiento de los cambios
Por último, toca realizar el seguimiento de los cambios. Esto también va por parte del equipo designado, el cual vigilará cómo se están haciendo las cosas y hasta qué punto se están implementando los pequeños cambios. La idea es saber si está funcionando o qué toca volver a modificar.
Las 5 S de la metodología Kaizen
El kaizen empresarial pretende eliminar procesos “basura” y cualquier imperfección que esté deteriorando el negocio. Por ello, existen las famosas 5 S que te explicaremos a continuación.
- Seiri (clasificación): Se trata de clasificar para determinar lo que sirve y lo que no sirve dentro de los procesos. Aquello que no sirva, se elimina.
- Seiton (organización): Se implementa para organizar todo lo que se clasificó e intentar realizarlo de una mejor manera, incluyendo métodos más fáciles.
- Seiso (limpieza): Es la parte de la metodología que motiva al buen mantenimiento de las cosas y tener espacios limpios.
- Seiketsu (estandarización): Cuando se logra la mejora de los procesos, los mismos se estandarizarán a futuros equipos.
- Shitsuke (mejora constante): Es donde se fomenta la disciplina y productividad. Además, incluye cambios diarios y mejoras a medida que se analizan los resultados, pues nada es definitivo y todo puede modificarse para mejor.
