La gestión de las facturas es uno de los mayores quebraderos de cabeza para los autónomos.
No se trata sólo de emitir una factura, que puede ser de distintos tipos, sino que también hay que estar pendientes de su cobro, de reclamar a los que se retrasan o no pagan, evitar posibles errores en la numeración o los datos, controlar que todo cuadre, etc. Por eso, la mayoría de los trabajadores por cuenta propia suele encargar esta tarea a una gestoría.
Por si todo esto fuera poco, ahora se añade una exigencia más: la obligatoriedad de emitir factura electrónica. Esta es una de los requerimientos contemplados en la denominada Ley Crea y Crece, con la que se esperar avanzar en la digitalización de las transacciones B2B y reducir la morosidad, entendiendo que la factura electrónica garantizará una mayor trazabilidad y control de pagos, como contábamos en EMPRENDEDORES.
Claves de la factura electrónica
Declarando considera que la implementación obligatoria de la factura electrónica en España durante los próximos dos años va a suponer un cambio radical en la forma de operar para autónomos y empresas. Por este motivo, ha elaborado un decálogo que recoge las principales novedades que conlleva este nuevo sistema de facturación.
1. Sólo para empresas y autónomos
La nueva normativa contempla la obligatoriedad de presentar factura electrónica únicamente en el que caso de que éstas vayan dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas.
Por tanto, se excluyen de la facturación electrónica los clientes particulares, que podrán seguir recibiendo su factura de manera física.
En el caso de las facturas dirigidas a la administración, la factura electrónica ya obligatoria desde el año 2015, aunque los autónomos están exentos de presentarla por esta vía.
2. Sólo para operaciones en España
La factura electrónica sólo será obligatoria cuando los clientes —autónomos o empresas— y las operaciones se produzcan en España. De este modo, la nueva legislación no afecta a las operaciones intracomunitarias; es decir, con clientes y proveedores de otros países de la Unión Europea.
Lo mismo sucede con las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios con países que no pertenecen a la UE.
3. Software específico de facturación electrónica
Declarando recuerda que la factura electrónica que presenten los autónomos no será válida en formatos como Excel, Word o PDF, sino que deberán emitirlas en un formato estructurado como el XML o Facturae, modelo para las facturas electrónicas a la Administración, y a través de un software de facturación.
4. Programas de facturación interconectados
Otra de las novedades es que deberá existir una interconexión entre los programas de facturación electrónica privados y el público, así como de los privados entre ellos.
Éste es uno de los requisitos técnicos y conforma la columna vertebral de la factura electrónica para que ésta funcione como tal.
Así pues, esta interconexión dará lugar al Sistema Español de Factura Electrónica, que será gestionado por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por la Agencia Tributaria.
5. Habrá una solución pública gratuita
La factura electrónica se podrá realizar mediante herramientas de software privado o con una solución pública de facturación electrónica que estará disponible para todos los autónomos que lo deseen. Ésta será gratuita y será gestionada por la Agencia Tributaria.
6. Con copia a Hacienda
Los autónomos que emitan una factura electrónica a un cliente desde un software privado deberán remitir una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
7. Hacer público el punto de entrada de las facturas
Al recibir facturas, los autónomos deberán comunicar a sus proveedores cuál es el punto de entrada de las mismas. Es decir, el software privado de facturación electrónica con el que trabajen.
Dicha información tendrá que ser pública en todas las comunicaciones con los proveedores y en la página web del negocio, en caso de que disponga de ella. Si no lo hace, se entenderá que el punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
8. Obligatorio informar de los pagos
La nueva legislación obliga a los autónomos, así como a sus clientes, a informar sobre los estados de la factura y sobre el momento en el que se realiza el pago.
Declarando remarca que esta obligación se retrasará para los empresarios (3 años desde la entrada en vigor de la ley) y profesionales (4 años) con una facturación anual por debajo de los 6 millones de euros.
9. Sanciones para la morosidad
Una de las justificaciones del nuevo sistema es la pretensión de reducir la morosidad, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas.
El retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente que no abone la factura en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto.
La ley contempla sanciones como la denegación del acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 euros. Y para las empresas que tengan contratos públicos con cualquier Administración, se castigará con sanciones por valor de entre el 5% y el 50% del precio del contrato.
10. Firma digital obligatoria
Todas las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada, por lo que será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico, que irá integrado en el software de facturación electrónica.
