La implantación obligatoria de la factura electrónica en España marca un antes y un después en la gestión administrativa de empresas y autónomos.
Aunque la atención suele centrarse en las facturas emitidas y recibidas, es igual de importante preguntarse qué ocurre con otros documentos comunes como los tickets, albaranes o notas de gasto.
Para adaptarse a esta nueva normativa y evitar sanciones, es crucial contar con un buen programa de facturación que permita digitalizar, organizar y gestionar todos los documentos relacionados con el proceso comercial.
El nuevo escenario legal: la factura electrónica obligatoria
La Ley Crea y Crece, que promueve la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, establece que la factura electrónica será obligatoria en todas las transacciones B2B (entre empresas y autónomos), y su implantación se hará de forma escalonada dependiendo del volumen de facturación de cada empresa.
Esta medida tiene como objetivo principal mejorar el control fiscal, reducir la morosidad y optimizar la trazabilidad de las operaciones comerciales.
En este contexto, los documentos que tradicionalmente se manejaban en papel, como los tickets o albaranes, deben alinearse con el nuevo entorno digital.
¿Qué pasa con los tickets?
Los tickets han sido durante mucho tiempo el formato más habitual para justificar gastos menores, sobre todo en sectores como la hostelería, el transporte o el comercio.
Sin embargo, con la obligatoriedad de la factura electrónica, los tickets pierden valor como justificantes contables o fiscales.
Si bien aún pueden utilizarse como comprobantes para ciertos gastos menores, cada vez más empresas están optando por solicitar una factura completa, incluso por pequeños importes, para asegurar la deducibilidad del gasto ante Hacienda.
De ahí a que muchos softwares de facturación permiten convertir tickets en facturas electrónicas de manera ágil y automática, lo que facilita su gestión y registro.
Albaranes: ¿siguen siendo válidos?
Los albaranes, documentos que acreditan la entrega de mercancías o servicios, no desaparecen con la llegada de la factura electrónica, pero su tratamiento cambia.
Aunque no tienen valor fiscal por sí mismos, los albaranes juegan un papel esencial en la trazabilidad de las operaciones y sirven como base para la emisión posterior de la factura.
Con la digitalización obligatoria, muchas empresas están optando por gestionar los albaranes de forma electrónica, integrándolos directamente en su sistema de facturación.
Esto no solo facilita la creación de la factura electrónica basada en el albarán, sino que también garantiza la trazabilidad y el archivo conforme a la normativa.
Notas de gasto: más control, más digitalización
Las notas de gasto, utilizadas habitualmente por empleados para justificar desplazamientos, dietas u otros gastos relacionados con la actividad laboral, también se ven afectadas por el nuevo marco legal.
Aunque la nota de gasto en sí no constituye un documento fiscal válido, sí debe estar respaldada por facturas electrónicas válidas que justifiquen cada uno de los conceptos incluidos.
Por lo tanto, es esencial contar con herramientas que permitan digitalizar estos gastos y asociarlos automáticamente a sus facturas electrónicas correspondientes.
Los programas de facturación más avanzados ya ofrecen módulos específicos de gestión de gastos que permiten escanear, categorizar y almacenar los justificantes de manera legal.
Beneficios de digitalizar estos documentos
Más allá del cumplimiento normativo, la digitalización de tickets, albaranes y notas de gasto aporta importantes ventajas operativas:
• Mayor eficiencia: se reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Menor riesgo de pérdida de documentos: todo se almacena en la nube de forma segura.
• Mejor control financiero: la integración de estos documentos con el sistema de facturación facilita el seguimiento de ingresos y gastos.
• Facilidad en auditorías: toda la documentación está disponible y ordenada para su revisión.
La entrada en vigor de la factura electrónica no solo transforma la forma en que emitimos y recibimos facturas, sino también cómo gestionamos todos los documentos relacionados con la actividad económica.
Adaptar tickets, albaranes y notas de gasto al nuevo entorno digital no es solo una necesidad legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y el control del negocio.
Por eso, disponer de un programa de facturación completo y adaptado a la normativa actual es más importante que nunca.
Solo así las empresas y autónomos podrán garantizar la legalidad de sus procesos y beneficiarse de todas las ventajas que ofrece la transformación digital.
