¿Qué pasa si no depositamos nuestras cuentas en el Registro Mercantil?

En los registros oficiales constan 1.758.000 empresas activas que no publican actos ni depositan cuentas, por lo que realmente no tienen actividad, según los datos de un estudio realizado por Iberinform, filial de Crédito y Caución. Es decir, un 45% de las compañías registralmente activas estarían en esta situación.

Canarias es la comunidad autónoma que presenta una mayor tasa de inactividad (48%) entre sus empresas registralmente activas, por delante de Andalucía (47%), Comunidad Valenciana (46%), Murcia (46%) y Ceuta y Melilla (45%).

En el lado opuesto están La Rioja (27%), Navarra (32%), Aragón (34%), País Vasco (34%) Castilla y León (35%) y Extremadura (36%).

Además, la investigación constata que el número de empresas que han depositado sus cuentas anuales en el Registro Mercantil ha caído un 6% desde el máximo histórico registrado en 2007 hasta el último ejercicio completo, correspondiente a 2021.

¿Y si no depositas tus cuentas?         

Las empresas tienen la obligación de presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil hasta un mes después de la aprobación de las mismas, trámite que debe producirse dentro de los seis primeros meses tras el cierre del ejercicio, tal y como se recoge en el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital.

Es decir, si la empresa cierra con el año natural, el 31 de diciembre, tiene hasta el 30 de julio del año siguiente si estira al máximo los plazos.

Una vez que son entregadas en el Registro Mercantil, las cuentas son públicas y de libre acceso para todo aquel que este interesado en conocerlas, incluidas las empresas especializadas en análisis de solvencia y las de crédito y caución.

¿Y qué sucede si no se depositan? Iberinform recuerda que el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas puede suponer importantes consecuencias para la empresa. Una de estas consecuencias es el cierre provisional de la hoja registral. Si esto llega a producirse, impediría que la empresa afectada pueda inscribir en el Registro Mercantil ningún documento salvo alguna excepción, como el cese o dimisión de los administradores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores o los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

También podría suponer la motivación para calificar un concurso de acreedores como culpable, la posibilidad de que tanto la propia empresa como sus socios o acreedores reclamen a los administradores los daños y perjuicios causados por el no depósito o la imposición de fuertes multas por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía y Empresa.

Dichas multas se mueven entre los 1.200 y los 60.000 euros. Si la sociedad tiene un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se eleva a 300.000 euros, como se especifica en el artículo 283 de la citada ley. Sin embargo, al no constar balances de la empresa, la sanción se calcula basándose en el capital social inscrito.

Pero eso es sólo sobre el papel, ya que, en la práctica, las sanciones son poco frecuentes, lo que explica el elevado número de compañía que incumple con la obligación de depositar sus cuentas.

En realidad, la mayoría de esas empresas que no depositan sus cuentas no tienen actividad. Sin embargo, no lo han notificado, por lo que oficialmente siguen constando como activas. Hace algunos meses contábamos que aproximadamente la mitad de las empresas que cesan actividad lo hacen correctamente, a través de procesos oficiales como publicaciones de situación concursal, disoluciones o cierres de hoja registral. La otra mitad deja el negocio, sin más, sin formalizar su baja.