Los ciclos PDCA están relacionados con crear sistemas y procesos que buscan la mejora continua y la calidad. Aquí te explicaremos todo lo que debes saber.
Los ciclos PDCA son procesos fundamentales para encontrar errores, corregirlos y tomar decisiones estratégicas en las empresas. Cualquiera de las ideas de negocio que se estén ejecutando, deben ser supervisadas para una mejora continua y no ser desplazados dentro de un mercado tan cambiante.
Muchas empresas tienen su propia forma de hacer las cosas, al igual que profesionales con visiones y objetivos claros. Sin embargo, existen métodos y procesos ya comprobados que se aplican con mayor seguridad al haber visto grandes resultados, ese es el caso del PDCA.
En este artículo te hablaremos sobre qué son los ciclos PDCA, conocerás qué significan las siglas, cuáles son sus objetivos, ventajas, cómo utilizarlo y las cuatro etapas que lo comprenden. Por lo tanto, si te interesa, no dejes de leer.
¿Qué son ciclos PDCA o PHVA?
Antes que nada, vamos a explicar qué significan sus siglas. P es de Plan, D es de Do, C es de Check y A es de Act. Sin embargo, otros la conocen en castellano como P Plan, H de hacer, V de Verificar y A de Actuar. Puedes usar cualquiera de las alternativas, pero estamos hablando del mismo ciclo.
Se trata de una estrategia de negocios que busca que cada proceso y operaciones se mejoren de forma continua. Busca siempre la calidad en las tareas y corregir errores a tiempo. El término es atribuido a William Edwards Deming, por lo cual muchos también lo llaman Ciclo Deming. Él fue un gran precursor de la gestión de calidad y hasta ahora existe su legado.
Por otro lado, el acrónimo que hemos explicado, se relaciona con las etapas que se deben cumplir para que sea efectivo, las cuales también son cíclicas. Toda empresa debe planificar, hacer, verificar y actuar para conservar su rentabilidad o llevar proyectos al éxito.
Objetivos de los ciclos PDCA
El objetivo general de los ciclos PDCA o PHVA es poder mejorar los procesos y hacerlos de forma más simple. Por medio del mismo se impulsa la gestión de una manera ordenada y cíclica, es decir, una vez que termina la última etapa, vuelve a la primera. Y para lograr todo esto, se enfoca en varios objetivos específicos, como los siguientes:
- Resolución de problemas: El ciclo se utiliza con la finalidad de detectar y corregir diferentes problemas, tanto operativos de la empresa, como personal en el contexto de sus empleados.
- Toma de decisiones: Al poder encontrar información concreta sobre los procesos y verificar los mismos, logra tomar mejores decisiones.
- Innovación: Siempre busca tener nuevas ideas y cambios en la manera de operar.
- Flexibilidad y agilidad: Con este ciclo, es más fácil adaptarse a las exigencias del mercado y cualquier cambio.
- Mejora la calidad: Una de las razones para crearlo es por la gestión de calidad, por ello está relacionado con la misma en todo sentido.
Ventajas de utilizar los ciclos PDCA
A esta altura te puedes imaginar cuáles son las ventajas de estos ciclos. Es una de las maneras más ordenadas de gestionar la calidad y procesos de una empresa, pero te vamos a detallar aspectos más específicos:
- Facilita la toma de decisiones: Puede obtener información valiosa y concreta sobre los procesos de la organización, por lo que ayuda a tomar decisiones.
- Estimula el trabajo en equipo: Crea sinergia y cooperación entre los miembros de la organización o proyecto.
- Promueve la mejora continua y el aprendizaje: Al querer buscar siempre la calidad, se aprende de forma continua.
- Diagnóstico preciso de procesos: Está diseñado para poder encontrar fallas e información relevante, eso permite crear un diagnóstico preciso de las operaciones.
- Procesos más ágiles, precisos y objetivos: Pretende sacar del camino aquello que no esté funcionando, por ello crea un sistema más productivo.
- Mejor comunicación: Todo el proceso hace que la comunicación sea efectiva entre los miembros.
¿Cuándo utilizar los ciclos PDCA en una empresa?
Estos ciclos se pueden estandarizar y utilizar en cualquier momento. Su finalidad es que se mejore constantemente, y la gestión de calidad sea primordial dentro de las empresas. Además, al ser cíclico, no tiene un final como tal, solo se repite para mantener la rentabilidad y competitividad.
Para darte algunos ejemplos, puedes considerar usarlo para:
- Gestión rutinaria: Se aplica a todas las actividades y procesos diarios de una empresa. Esto permite controlar la calidad de las operaciones y mejorarlas a medida de lo posible. Al final, se harán más productivas y se notará la rentabilidad.
- Gestión para la mejora: Se puede partir de establecer un nivel de calidad y adaptarlo a cualquier exigencia del mercado. La idea es buscar maneras de innovar y ser diferentes para atraer al público objetivo y no ser desplazados por la competencia.
Las 4 etapas de los ciclos PDCA
Explicaremos con más detalle las siglas y cuatro etapas que comprenden el PDCA.
Planificar (P)
En esta primera etapa, se debe hacer lo siguiente:
- Identificación de factores que inciden en el problema: Se debe analizar la situación actual, buscar historiales y datos, ver las pérdidas y estimar el tiempo para resolver.
- Cuáles son las causas del problema: Aquí se detallará más el problema, se identificarán sus características, los momentos exactos en que ocurre y las áreas involucradas.
- Qué objetivos y metas quieres alcanzar: Ya aquí se han identificado las causas del problema y se plantean soluciones con una descripción objetiva sobre lo que hay que hacer. Esto incluye las fechas y la persona a cargo de las tareas.
Ejecutar (Do)
Después de haber planificado todo, llega el momento de ejecutar dicho plan. Se hace con los siguientes aspectos:
- Formar a los implicados: Se debe instruir al grupo que estará involucrado en el ciclo.
- Implementar mejoras: Son indispensables para resolver los problemas y trabajar en orden.
- Recopilar datos que tengan sentido: Todos los datos deben ser reales y concretos, de lo contrario, no se estaría resolviendo el problema ni trabajando sobre el mismo.
- Medir el progreso de la ejecución: Debe ser algo controlado
- Documentar: Se deben registrar los resultados, problemas, observaciones y cualquier detalle sobre el proceso. Incluso lo que se desvincule del plan original para saber si se sigue con los mismos objetivos.
Controlar (Check)
En la parte del control se supervisa y verifica todo lo que se ha realizado. Se determina cómo ha ido evolucionando lo planificado y se procede a analizar los resultados hasta el momento. Sin embargo, para llegar hasta aquí, es necesario haber implementado los cambios y ejecutado todo.
Cuando se esté controlando, se podrá comparar mejor lo que sucedía antes y lo que sucede después de haber iniciado el ciclo. En caso de que los resultados no sean los esperados, se tendrá que volver al comienzo.
Actuar (Act)
La última de las etapas es Actuar. Aquí se considera lo siguiente:
- Estandarizar la mejora: Si con las etapas anteriores se han logrado los objetivos, se puede estandarizar la mejora para el resto de los procesos y mantener la calidad.
- Adaptar la mejora: Esto es viable cuando no se han logrado los objetivos del todo, así que volveríamos al primer paso del ciclo.
