Lo del canal de denuncias internas en las empresas surge a raíz de la aparición en EEUU del denominado Whistleblowing. Ahora, a Europa le llega la obligación de que todas las empresas, a partir de un determinado tamaño, dispongan de un canal de comunicación interna que permita a empleados, becarios, proveedores u otros stakeholders de una empresa denunciar actividades ilegales, infracciones normativas acciones inmorales en el lugar de trabajo. De aquí que algunos, en lugar de llamarlo el canal de denuncias, se refieran a él como el canal ético.
Le ley que obliga a las pymes a disponer de este canal llega a España, igual que en otros países vecinos del territorio europeo, de manera que el próximo 1 de diciembre expira el plazo para que aquellas pymes que cuenten con más de 50 empleados tengan activo el canal.
¿Qué persigue la norma con el canal de denuncias?
La norma persigue proteger a todas las personas que denuncien corrupción o fraude y violaciones de la legislación de la UE y del ordenamiento jurídico interno mediante el establecimiento de canales de comunicación protegidos y la prohibición de cualquier represalia contra ellos.
El canal de denuncias para empresas se concibe como la vía de comunicación interna a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias (o comunicaciones) realizadas por los miembros de la empresa o por otras personas vinculadas a ella, sobre posibles comportamientos irregulares o ilícitos de las que tengan conocimiento o hayan sido testigos.
A través del canal se puede denunciar cualquier conducta contraria a la ley así como a la normativa interna de la empresa. Así, pueden denunciarse desde posibles actuaciones que atenten contra la salud pública, hasta la sanidad animal, contrataciones públicas irregulares, abusos laborales, blanqueo de capital, acoso sexual, fraude, irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria, entre muchos otros posibles delitos que no deberían quedar impunes.
Lo básico a tener en cuenta
Para facilitar la implantación de un canal de denuncias que garantice el cumplimiento de la normativa, desde Lefebvre, compañía especializada en software y contenido jurídico, señalan las principales cuestiones a tener en cuenta de esta nueva ley:
1. ¿Qué es el canal de denuncias? Se trata de una herramienta clave para la detección precoz y confidencial de malas conductas y prevención de delitos en las organizaciones.
2. ¿Cómo funciona? La ley exige que se informe a través de dicho canal sobre corrupción, fraudes y violaciones de derecho de la Unión Europea. Debe estar a disposición de empleados y de terceros a quienes se les deberá informar de su existencia. Las denuncias y comunicaciones han de ser anónimas. Serán las propias empresas las que designen la fórmula arbitrada para recibir dichas denuncias, siempre que se ciñan dentro del marco legal que dictamina la ley. Asimismo, la gestión del canal debe ser confidencial y seguro.
3. ¿Cuándo deben incorporarlo las empresas? Las empresas de hasta 250 empleados y los municipios de menos de 10.000 habitantes tendrán hasta el 1 de diciembre para implantar su canal de denuncias. El resto de las empresas y administraciones públicas tendrán tres meses desde la entrada en vigor de la ley.
4. ¿Es obligatorio tener un canal de denuncias? Es obligatorio para empresas privadas con 50 o más trabajadores y empresas del sector público. No obstante, con independencia del número de empleados, se obliga a contar con un sistema interno de información a todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan (siempre que reciban fondos públicos para su financiación) y a todas las administraciones locales con independencia del número de habitantes.
A estas, añaden en Atico 34, empresa de protección de datos, otras organizaciones obligadas a respetar la norma como son: empresas dedicadas a productos y mercados financieros, empresas dedicadas a la seguridad en el transporte, empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente, empresas con plan de igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso sexual o por razón de sexo, o las empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia, entre otros.
5. ¿Qué sanciones conlleva el incumplimiento de la ley? La ley contempla sanciones con multas que podrán ir de 1.001 a 300.000 euros, en el caso de personas físicas, y de 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas. También se sancionará a las personas que presenten denuncias falsas o a aquellas empresas o canales que revelen las denuncias, ya que todas ellas deben ser anónimas.
No obstante, en lo que respecta a las medidas punitivas por el incumplimiento de la norma, Emilien Delile, country manager de Steeple (software de comunicación interna para todos los empleados) y experto en este tipo de comunicación interna, observa que el texto legal no deja muy claro el tema de las sanciones por lo que supone que las inspecciones no se van a producir de la noche a la mañana.
Soluciones para activar el canal
En cuanto a las fórmulas arbitradas por las empresas para activar el canal de denuncias, afirma el responsable de Steeple que no existe tampoco una prescripción uniforme en este sentido. Así, mientras que algunas empresas han optado por contratar un número de teléfono gestionado por un call center externo, otras se han limitado a diseñar un formulario en su propia página web o contratar algunas de las herramientas tecnológicas ya disponibles en el mercado.
En este sentido, con el propósito de facilitar el cumplimiento de ley a las organizaciones, Lefebvre ha desarrollado un software denominado Centinela Canal de Denuncias, una solución que permite a las organizaciones públicas y privadas implantar un sistema de información de manera sencilla, segura y adaptada a los procedimientos y normativa interna de cada entidad. La herramienta cuenta, además, “con un potente gestor documental y firma”. La solución se completa con un servicio de asesoramiento para la implantación de dicho canal.
También en Tugesto, con un software de gestión de nóminas y recursos humanos, han incorporado esta funcionalidad para sus clientes. En Steeple, por su parte, ofrecen la posibilidad de acercar la comunicación a los trabajadores conectados, como muchos de los que trabajan en tiendas o en el sector de la construcción.
Aquellas organizaciones que cuenten con algún representante legal en su estructura interna no deberían, en principio, tener ningún problema para gestionar el canal. En cualquier caso, observa Delile, aunque la denuncia sea totalmente anónima, alguna traza debe conservarse al objeto de evitar arbitrariedades.
En las empresas, habrá una persona encargada de gestionar el canal de denuncias, además de recibir, hacer seguimiento y acuse de recibo de los posibles hechos delictivos que cometa la empresa. El plazo para responder a las denuncias no superará los 90 días y se informará de manera expresa y clara a las autoridades competentes.
Algunas de las principales características de un canal de denuncias son:
– Contar con un sistema de alerta y detección de irregularidades.
– Generar evidencias para la exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica.
– Garantizar la protección del informante mediante su anonimato, en caso necesario.
– Asimismo, el denunciante podrá acceder a la información relativa a la evolución y conclusión de su denuncia.
