El alcance de un proyecto define los límites y objetivos de un trabajo, asegurando que todas las partes involucradas comprendan lo que se espera y hasta donde llega. Sin una correcta definición, los proyectos pueden desviarse fácilmente de su propósito inicial.
Si estás involucrado en la gestión de empresas, debes saber que establecer un alcance preciso ayuda a evitar malentendidos y optimiza los resultados. Las ideas de negocios más exitosas suelen partir de proyectos bien estructurados, organizados y con metas claras.
A continuación, te explicaremos varios aspectos de este tema. Descubre qué es el alcance de un proyecto, por qué es importante, qué elementos involucra, qué beneficios aporta, y mucho más.
¿Qué es el alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto es la meta, objetivo y delimitación que tenga dicho proyecto. Suele reflejarse en un texto breve para que los involucrados comprendan hasta dónde se desea llegar.
Por otro lado, parte de su esencia también es aquello que necesita un proyecto para poder desarrollarse y pasar cada etapa. Por ejemplo, contextos para desarrollar actividades, necesidades del cliente, recursos disponibles y más.
¿Por qué es importante definir el alcance de un proyecto?
Definir un plan para el alcance de un proyecto es esencial para darle forma al mismo. Allí se plasmarán elementos importantes que permitirán lograr los objetivos en el tiempo estimado, con los recursos disponibles y bajo la responsabilidad de ciertas personas.
A continuación te indicamos algunos de los puntos por los cuales se considera importante:
- Es parte de la base y documentación inicial del producto
- Permite evitar cualquier desvío del proyecto.
- Se entrega a todos los involucrados y garantiza que cada uno comprenda los objetivos y limitaciones del proyecto.
- Permite que el proyecto tenga menos riesgos.
- Previene la corrupción del alcance.
Elementos de alcance de un proyecto
Crear un plan de alcance de un proyecto debe tener varios elementos involucrados. Aquí te los explicamos.
- Justificación: Las razones por las cuales se realizará el proyecto.
- Descripción del resultado: Se plasman las características que se tengan del resultado, servicio o producto que aborda el proyecto.
- Criterios de aceptación: Se indican las condiciones para los entregables del proyecto y que estos sean aceptados.
- El resultado: Lo que se hará con el proyecto y su objetivo, bien sea un producto o servicio.
- Exclusiones: Permite que no exista corrupción en el alcance e incluye los elementos que no van en el proyecto.
- Limitaciones: Pueden ser diversas y todo proyecto se enfrenta a ellas.
- Hipótesis: Factores que se relacionan a los riesgos de un proyecto y crean incertidumbre. Aquí se describen y se presentan para evitarlos.
- Estimaciones de costes: Se estiman lo que se necesita para desarrollar el proyecto. En un futuro se pueden modificar los costes, pero es obligatorio tenerlo en cuenta.
- Otros requisitos: Se deben incluir los otros requisitos y cualquier cosa requerida para llevar a cabo el proyecto.
Beneficios de definir el alcance de un proyecto
Si tenemos que destacar beneficios, serían los siguientes:
- Asegura que todos comprendan el proyecto: Se tendrá una visión más completa y cada miembro podrá entenderlo.
- Controlar las expectativas: Se plasmarán las expectativas más realistas y que exista apoyo para las mismas.
- Reduce riesgos: Ayuda a identificar los posibles riesgos y prevenir problemas en el proyecto.
- Crea un presupuesto y mejor planificación: Garantiza el orden del proyecto, asignando un presupuesto adecuado y que los recursos se utilicen de la mejor forma.
- Alineación con los objetivos: Un alcance de proyecto ayuda a que cada actividad esté alineada con los objetivos de la empresa.
- Evita desviaciones: Permite que el proyecto tenga un rumbo claro y sin desviaciones.
- Establece procesos formales para los cambios: Los cambios siempre surgirán, pero con el alcance del proyecto se definirán los elementos formales para dichos cambios.
¿Qué es una declaración de alcance de un proyecto?
La declaración de alcance de un proyecto es el documento oficial donde se presenta en escrito. En algunos casos suele incluirse dentro del plan del proyecto o de forma independiente, en especial si son proyectos grandes.
¿Qué significa que un proyecto tenga corrupción del alcance?
Al hablar de corrupción en el alcance, significa que los entregables pueden excederse y causar complicaciones, retrasos y hasta sobrecarga de trabajo. Por ello, lo ideal es crear la declaración del alcance para que todos los involucrados la entiendan.
Si no se hace la declaración, pueden existir casos en lo que se hacen anuncios y procesos en simultáneo, momento en el que ocurre la corrupción del alcance, pues no formaba parte del plan.
¿Cómo definir el alcance de un proyecto?
Si deseas definir el alcance de un proyecto, deberás seguir algunos pasos esenciales y definir elementos importantes.
Definir los objetivos del proyecto
Se comienza por definir los objetivos del proyecto. Se tratan de los activos que se desarrollarán o entregarán al final. Si no tienes esto claro, estarías trabajando sin sentido.
Planificar los recursos necesarios
Una vez que sepas cuáles son los objetivos, toca planificar los recursos para llevar a cabo el proyecto. Aquí analizaremos la disponibilidad del talento humano, al igual que el presupuesto y herramientas.
Conocer los requisitos del proyecto
Cada proyecto tiene requisitos diferentes y estos pueden afectar la manera en que se desarrolla o se logran los objetivos. Será necesario definirlos y trabajar sobre los mismos, de lo contrario, podría afectar todo el trabajo.
Crear un borrador de alcance de un proyecto
El borrador del alcance de un proyecto es un documento donde irán todos los datos recopilados y la información con la cual has venido trabajando. Esto te permite reflejar objetivos, lo que se hará, cómo se hará, con qué recursos, y más.
Puede presentarse en diferentes formatos, tanto listas con viñetas, como párrafos y una declaración de trabajo (SOW). La idea es que este avance logra responder muchas inquietudes, las razones por las cuales se llevará a cabo el proyecto, limitaciones del mismo, fechas, cronogramas y elementos que no se incluyen.
Conseguir la aprobación de las partes involucradas
Una vez que tengas el borrador, llega el momento de que sea aprobado y presentes tu alcance de proyecto formal. Debes mostrarlo a las personas interesadas y que hagan revisiones con el feedback necesario. También te permitirá crear modificaciones antes del final.
Establecer un proceso de control de cambios
El proceso de control de cambios es lo que te permite gestionarlos de manera más efectiva. Aunque hay proyectos medianos que lo tienen, es más utilizado para los de gran alcance y con muchos involucrados.
Recordemos que hacer ajustes y cambios en el camino es inevitable, pero debes tener parámetros claros para llevarlos a cabo. Son procesos establecidos que el equipo debe ejecutar para que el cambio sea aprobado.
Compartir el resultado
Una vez que esté listo todo lo anterior, llega el momento de compartir el resultado y presentar el alcance del proyecto. Recuerdas que habías hecho un borrador previo, quizá con modificaciones y ahora debe presentarse al equipo con la mayor claridad posible.
Consultar el resultado durante la ejecución del proyecto
Aunque ha sido aprobado y presentado, es ideal consultar el documento al momento de ejecutar el proyecto. Esto te permite llevar un mejor control del mismo y que no se te escapen elementos importantes. También ayuda a que se hagan cambios con el respectivo procedimiento que el alcance establece.
Ejemplo de declaración de alcance de un proyecto
Con un ejemplo simple puedes entender la declaración de alcance de un proyecto.
Alcance del proyecto: Crear una botella reutilizable
Objetivos:
- Mejorar la botella para un agarre más cómodo y seguro.
- Incorporar materiales reciclables y sostenibles para reducir el impacto ambiental.
- Mantener un diseño atractivo.
Recursos:
- Equipo de diseño industrial (2 personas): 20 horas de trabajo a la semana durante 8 semanas.
- Especialista en materiales sostenibles (1 persona): 10 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas.
- Equipo de fabricación (2 personas): 15 horas de trabajo a la semana durante 4 semanas.
- Presupuesto total: 5.000 euros para pruebas de materiales, fabricación de prototipos y herramientas de diseño.
Entregables:
- Un prototipo funcional con diseño cómodo y materiales sostenibles para marzo de 2025.
- Manual de especificaciones técnicas del producto para fabricantes, disponible en abril de 2025.
- Informe final con análisis de costos y beneficios del nuevo diseño para la empresa, listo en abril de 2025.
Hoja de ruta del proyecto y cronograma:
- 15 de enero de 2025: Inicio del análisis de requerimientos y recopilación de datos de clientes.
- 1 de febrero de 2025: Comienzo del diseño inicial y selección de materiales sostenibles.
- 15 de marzo de 2025: Presentación del prototipo.
- 30 de marzo de 2025: Ajustes finales al diseño según pruebas de usuario.
- 15 de abril de 2025: Entrega del informe final.
Fuera del alcance:
- Creación de una línea de productos personalizada para clientes más específicos.
- Desarrollo de empaques o accesorios adicionales para la botella.
