La gestión de la nómina puede ser una tarea ingrata. El tipo de labor que se da por sentada y que, cuando no se hace bien, todos lo notan. Quizás con razón. Después de todo, las personas trabajan, en gran parte, para ganarse la vida y, si no se les paga correctamente, no es de extrañar que se sientan agraviadas. Uno pensaría que, disponiendo de tecnologías modernas que permiten automatizar de forma precisa el pago de los salarios y las deducciones fiscales, actualmente, los errores son pocos y espaciados en el tiempo, pero los datos lo desmienten.
De hecho, nuestro ‘Informe de Complejidad de Nóminas’ indica que el 53% de las empresas han sido penalizadas en los últimos 5 años debido a nóminas que no han cumplido con lo establecido. Estas infracciones incluyen errores en el pago de los salarios mínimos obligatorios, con el daño que esto puede ocasionar en la reputación de cualquier empresa. Efectivamente, los errores en la gestión de la nómina no son simples descuidos, sino que pueden ser muy costosos.
Y no solo para las organizaciones. También tienen un gran impacto en la vida de los empleados. Sobre todo, en momentos de inflación como los vividos en España, la proporción de personas que afirman haber recurrido a préstamos para afrontar la crisis de precios ha sido 2,3 pp mayor que en la UEM. Los trabajadores deben poder confiar en su empleador, si no su bolsillo, productividad, moral y bienestar se verán afectados.
¿Por qué las empresas reciben multas relacionadas con la nómina?
Quizás el error de nómina más común es el que surge de la equivocación por parte del empleador al calcular el salario de un empleado. Me refiero a pagar de más o de menos a los trabajadores, realizar pagos retroactivos erróneos, omitir el primer cheque de pago en el caso de los nuevos empleados, equivocarse a la hora de hacer deducciones por beneficios o de otro tipo o al pagar a empleados que están de baja.
Otro error común consiste en clasificar, incorrectamente, a un empleado como contratista, lo que implica la vulneración de derechos y protecciones básicas como el salario mínimo o el pago de las horas extra – un estudio señala que en EEUU., el 30% de los empleadores pueden clasificar mal a sus trabajadores, lo que resulta en miles de millones de impuestos perdidos. También, la falta de comunicación de la compensación gravable y el uso de códigos tributarios incorrectos o errores en los plazos de presentación de los informes.
Todos estos fallos son debidos a que las empresas no cuentan con los recursos necesarios. En muchos casos, una única persona se encarga de atender y gestionar toda la función. Además, estamos hablando de procesos complejos, manuales y no documentados. Es fácil que, si esa persona se ausenta, todo colapse. Lo ideal sería contar con un equipo de profesionales expertos en nómina que comprendan los procedimientos y los protocolos de cumplimiento, incluidas las normativas fiscales regionales y los requisitos legales, que van cambiando. Pero, esto no siempre es posible. Afortunadamente, las empresas pueden confiar en la tecnología y el apoyo externo.
Revisar los procesos de nómina adquiere una importancia capital.
Corregir inexactitudes, tanto de cara a los trabajadores como a la Agencia Tributaria, puede suponer importantes costes. También fugas de nómina, ese dinero que las organizaciones pierden debido a procesos obsoletos. Asimismo, un proceso mal diseñado puede añadir entre un 0,5% y un 1,5% más al total anual. Teniendo en cuenta que el gasto salarial típico de una empresa Fortune 500 oscila entre uno y dos mil millones de dólares, estas fugas pueden suponer hasta 30 millones de dólares cada año.
La Comisión Europea señala que, en España, el 68% de las empresas tienen un nivel de digitalización básico. En la misma línea, nuestro informe dice que el 51% de los profesionales de nómina siguen usando hojas de cálculo, cerca del 19% utilizan procesos manuales o basados en papel y solo el 8% planea implementar la IA en su proceso de nómina en los próximos 4 años. Aunque las reticencias son evidentes, lo cierto es que las tecnologías de gestión de la nómina abren grandes oportunidades para las empresas.
La automatización y la IA pueden reducir las tareas manuales que requiere este proceso y, por tanto, el error humano y los riesgos de incumplimiento. Más aún, contar con una sola plataforma que integre la nómina, los beneficios y soluciones digitales ayuda a optimizar las operaciones y las cargas de trabajo de los profesionales de RRHH, lo que se traduce en una nómina más precisa y un personal más satisfecho. Este tipo de plataformas permiten a las empresas supervisar, administrar y revisar la nómina a nivel local, regional y global. Todo en una única ventana para conseguir una mayor precisión y alineación.
De esta manera, los usuarios pueden trabajar a favor de los objetivos estratégicos de la organización gracias al análisis de los datos en tiempo real que consiguen al integrar la gestión del capital humano (HCM), los beneficios y el software de gestión del talento. Y todo ello, con un funcionamiento intuitivo que facilita que los empleados accedan de forma fácil a documentos, nómina y soporte e identifiquen posibles errores de forma temprana.
Una nómina bien gestionada no solo transforma el riesgo legal y reputacional del negocio, sino que también impulsa el compromiso de sus empleados. Una fuerza laboral feliz, sana y bien recompensada, es aún más productiva. Es hora de que las empresas españolas desbloqueen el verdadero poder de su nómina. La inversión vale la pena.
