¿Cómo poner fin al gasto inconsciente?

Hay algo que une a todas las personas dentro de las organizaciones: todas gastan.

Ya sea en nuevas contrataciones, anuncios de marketing o material de oficina, todo el mundo gasta dinero de la empresa. Pero solo una parte reflexiona en profundidad sobre los presupuestos o el retorno de la inversión (ROI).

Esto crea una brecha entre quienes gastan y el propio gasto; una brecha que, si no se aborda, puede convertirse muy rápidamente en un abismo.

Gastar de forma inconsciente en pequeños gastos puntuales puede no poner en riesgo a la empresa, pero son las grandes partidas, como los viajes internacionales, las suscripciones o el alquiler de la oficina, las que deben gestionarse de manera consciente y estar vinculadas a los presupuestos y el ROI.

Algunos equipos pueden pensar que los asuntos financieros son competencia exclusiva del equipo de finanzas. Pero lo cierto es que el gasto inconsciente puede desembocar en oportunidades perdidas, falta de eficiencia, tensiones entre departamentos e incluso poner en peligro el futuro de la empresa. Y eso lo convierte en un asunto de todos.

Es importante aclarar que el gasto inconsciente no nace de la ignorancia. Los equipos no gastan a ciegas de forma deliberada; a menudo, lo que ocurre es que les falta contexto.

De hecho, según una investigación de Pleo, casi la mitad (47%) de las personas que toman decisiones afirman que su habilidad para decidir con confianza se ve afectada negativamente por la falta de acceso a datos contextualizados.

Sin esta información, los presupuestos se convierten en un tiro al aire. Sin una visión clara del panorama global del gasto y de las finanzas generales, los equipos pueden no tener idea de lo realista que es su previsión presupuestaria. Esto les lleva a pedir demasiado o demasiado poco y genera un desequilibrio.

Además, el ROI pasa a un segundo plano. Sin contexto, los equipos no tienen claro qué tipo de retorno deben generar sus decisiones de gasto. Esto les lleva a invertir repetidamente en las mismas áreas, basando sus decisiones en la rutina en lugar de en los resultados o las circunstancias. 

No estamos diciendo que, sin contexto, los equipos vayan a usar la tarjeta de empresa sin control. Pero sin una idea clara de cuánto se pueden gastar y de qué significa que una inversión “merezca la pena” en términos de ROI, el gasto se vuelve cada vez más inconsciente.

La realidad actual es que, aunque los profesionales financieros estén en el departamento de finanzas, quienes toman decisiones financieras están en todas partes. Y para acabar con el gasto inconsciente, las organizaciones necesitan nuevos procesos que se adapten a esta realidad.

La clave del gasto consciente

Gastar de forma consciente no consiste en recortar. Consiste en gastar mejor y en desbloquear más valor y crecimiento.

La clave para lograrlo, quizá no sorprendentemente, está en la información. Cuanta más información compartan los equipos, mejor. Pero también deben poder acceder a la información financiera de forma sencilla y en tiempo real, algo que no siempre es fácil en grandes empresas con múltiples partidas de gasto. Aquí es donde la tecnología puede marcar la diferencia. Contar con una única fuente de información que abarque desde las tarjetas de empresa hasta el flujo de caja y todo lo demás elimina los puntos ciegos y evita que los presupuestos vayan a ciegas. 

Aportar transparencia a las finanzas de este modo también garantiza que el dinero asignado a un equipo o a un fin concreto quede protegido, evitando que distintas estrategias o campañas se conviertan en víctimas de un gran gasto inconsciente. Esta red de seguridad permite a los equipos trabajar con tranquilidad y gastar con confianza, sabiendo exactamente de cuánto disponen.

Fomentar el gasto consciente también aporta beneficios culturales adicionales. Se rompen los silos departamentales y las organizaciones invierten con un objetivo común, en lugar de competir entre sí por los presupuestos.

Cerrar la brecha entre quienes gastan y el gasto en sí es una de las acciones más importantes que pueden emprender las empresas este 2026. Esto da lugar a una organización formada por personas conscientes de su gasto, que no dan por sentado su presupuesto ni sus inversiones y que comparten la responsabilidad financiera.

La idea de la responsabilidad compartida puede hacer saltar alguna alarma. Pero no estamos hablando de repartir los datos de la tarjeta de crédito de la empresa. Se trata de proporcionar a los equipos el contexto y la claridad que necesitan para tomar decisiones eficaces y apoyar al negocio. Compartir la responsabilidad no significa perder el control; significa ganarlo.